Leggi gli articoli per comprendere come gestire al meglio i tuoi servizi e per permettere ai tuoi clienti di capire come e quando possono prenotare! 🔍
Come posso impostare i servizi del mio ristorante?
L’articolo spiega come puoi creare e configurare i servizi del tuo ristorante, assegnando nome e titolo, modalità di prenotazione e menù associati. Descrive come definire disponibilità, limiti di coperti e regole di prenotazione. Infine, spiega come attivare il servizio prenota con Google. Clicca su Configurazione > Servizi/turni dal menù a sinistra e poi clicca su +Aggiungi 🔹 La sezione Dettagli Servizio All'interno della sezione Dettagli Servizio puoi: Dare un nome al tuo servizio: questo nome sarà visibile per te e i tuoi collaboratori Inserire il titolo del servizio e tradurlo automaticamente cliccando su Traduci automaticamente con Google Translate le lingue mancanti: questo sarà ciò che vedrà il cliente nella pagina di prenotazione Impostare la modalità di prenotazione desiderata per questo servizio Ad esempio, puoi decidere di rendere disponibile il servizio Pranzo solo per l’Asporto, o il servizio Cena solo in Sala A seconda dei servizi offerti dal tuo ristorante, clicca qui su Asporto o di Delivery per scoprire come attivarli È possibile anche rendere disponibili tutte le modalità di prenotazione. Scegliere il menù associato a questo servizio: in questo modo, quando il cliente si siede al tavolo e scansiona il QR Code del menù digitale, vedrà i piatti del menù da te selezionato Ad esempio, se hai un menù aperitivo diverso dal menù cena, puoi creare due menù diversi e associarli ai rispettivi servizi (aperitivo 17:00-19:00, cena 19:00-22:00). Così facendo, il cliente che si siede al tavolo e scansiona il menù tra le 17 e le 19 vedrà solo il menù aperitivo e viceversa. Clicca qui per leggere l'articolo su come creare diversi menù. Applicare una percentuale di sconto per il servizio: questa verrà mostrata al cliente nella pagina di prenotazione Nella sezione Disponibilità servizio: Indicare l’ora di inizio e di fine del servizio Stabilire in quali giorni della settimana sarà attivo il servizio Limitare il servizio a un periodo specifico e renderlo valido solo per alcuni periodi dell’anno Limitare il numero di coperti prenotabili: una volta attivata questa opzione, si aprirà un tab dove potrai decidere se limitare il numero di coperti per slot orario o per intero servizio. Leggi l'articolo riguardo come limitare il numero di coperti 👇 Disattivare le prenotazioni online: scegliendo SI, bloccherai la possibilità di prenotare online sulla tua pagina di prenotazione OctoTable fin quando non le riattivi mettendo su NO. Configura poi le Impostazioni di Prenotazione nell’apposita sezione in cui potrai: Indicare quali orari mostrare al cliente nel modulo di prenotazione Impostare la durata della prenotazione ⚠️ La durata media del pasto è un dato fondamentale, permette di far capire al sistema quando un tavolo sarà nuovamente disponibile. Ad esempio il cliente prenota un tavolo alle 19, se imposto la durata media del pasto a 1 ora, il sistema renderà quel tavolo nuovamente prenotabile alle ore 20:00. Se invece imposto una durata media del pasto di 2 ore, il tavolo sarà nuovamente prenotabile alle 21:00. ⚠️ Chiudere le prenotazioni online prima dell'inizio del servizio: questa opzione permette di decidere quando si desidera bloccare la possibilità per i clienti di fare una prenotazione online. Impostare l’opzione Ricevi le prenotazioni fino a: puoi indicare le ore d'anticipo rispetto al quale permettere ai clienti di prenotare. Ad esempio se imposto 2 ore prima dell'arrivo del cliente, il cliente che prenota alle ore 18:00 non potrà prenotare per le 19:00 ma dovrà prenotare il tavolo dalle 20:00 in poi. Indicare il numero massimo di giorni di anticipo con cui sarà possibile per il cliente finale effettuare una prenotazione Indicare il tipo di conferma: Conferma immediata: il cliente riceve immediatamente la conferma di prenotazione Lista d'attesa: il cliente viene inserito in lista d'attesa e sarai tu a dover accettare ogni singola prenotazione. Leggi l'articolo per avere maggiori informazioni riguardo la lista d'attesa 👇 Impostare la lista d’attesa automatica per i gruppi. 👉 Ricorda che puoi cliccare sul punto interrogativo❓in alto a destra per capire cosa fare in ogni sezione. In fondo alla pagina, invece, trovi la sezione in cui inviare il servizio su Prenota con Google. Leggi l’articolo intero per saperne di più sull'integrazione tra Google e OctoTable 👇 Nella sezione Sale/tavoli: Decidi se abbinare il servizio a una o più sale del tuo ristorante Permetti al cliente di scegliere la sala: se attiverai quest'opzione e avrai più sale associate al servizio, il cliente avrà la possibilità di leggere la descrizione della sala e di sceglierla Scegli di mostrare eventuali sale piene o meno. Nella sezione Ordinazioni, decidi se: Nella sezione Ordinazioni decidi se: Permettere il preordine in fase di prenotazione: puoi fare in modo che nel momento in cui il cliente prenota il tavolo si possa già inviare l’ordine di uno specifico menù. Clicca qui per saperne di più su come gestire le ordinazioni online. Permettere di ordinare dal QR code del tavolo: attivando questa funzione, il cliente può ordinare direttamente dal suo telefono quando scannerizza il QR code associato al suo tavolo Inviare automaticamente in cucina gli ordini dei clienti Impostare dei campi da compilare obbligatoriamente perché il cliente possa procedere all’ordine 🔷 La sezione Acconto prenotazioni Nella sezione Acconto prenotazioni decidi se richiedere un acconto. In particolare potrai scegliere: Il numero di ospiti a prenotazione oltre il quale richiedere l’acconto L’importo da pagare subito Se l’importo segnalato è da intendersi a persona o in totale La descrizione: puoi usare questa finestra per inserire il messaggio che vuoi che il cliente visualizzi quando gli viene chiesto l’acconto. 🔷 La sezione Carta di credito a garanzia Nel riquadro Carta di credito a garanzia decidi se impostare questa funzione. In particolare decidi: Il numero di ospiti a prenotazione oltre il quale richiedere la carta di credito L’importo da pagare come penalità La descrizione: puoi usare questa finestra per inserire il messaggio che vuoi che il cliente visualizzi quando gli viene chiesta la carta a garanzia. Per avere maggiori informazioni sull’opzione Carta di credito a garanzia, leggi l’articolo 👇 📌 Nota bene Per utilizzare le funzioni di Acconto e Carta di credito a garanzia, ricorda di attivare i pagamenti online su Impostazioni Avanzate > Acconti/Incassi e collegare il tuo account Paypal e/o il tuo account Stripe. 🔷 La sezione Immagini del servizio Prima di salvare il tuo servizio, hai la possibilità di inserire le Immagini del servizio. Le immagini verranno mostrate nella pagina di prenotazione in un carosello di foto riguardanti i tuoi servizi. 🔷 La sezione Sfondo del servizio Puoi inoltre personalizzare ancor di più i tuoi servizi aggiungendo una foto di sfondo per lo specifico servizio, potrai aggiungere una foto per il tema light e una per il tema dark. Cliccando nel servizio in pagina di prenotazione, cambierà dunque lo sfondo che, invece di essere quello impostato in Configurazione > Pagina di prenotazione, sarà quello caricato nella sezione Sfondo del servizio. Per maggiori informazioni su come abbinare un servizio a una sala specifica leggi l’articolo 👇 Grazie per aver consultato la Community di OctoTable!😊 00Come funziona la Lista d’attesa?
L’articolo spiega come funziona la Lista d’attesa di Octotable, che permette di gestire le richieste di prenotazione senza confermarle automaticamente finché il ristorante non le approva o per raccogliere richieste quando la sala è piena. Se attivata, la funzione invia notifiche via email, SMS o WhatsApp, così i clienti sanno sempre se la loro prenotazione è in attesa o confermata. Il tutto si gestisce facilmente da dashboard o app. ⚠️ Se vuoi includere nel tuo abbonamento la funzione della Lista d’attesa dovrai acquistare un piano EVO in Abbonamento > Versione ⚠️ Con OctoTable puoi attivare due tipologie di Lista di attesa: Lista d’attesa per richieste di prenotazione: fai in modo che le prenotazioni ricevute non vengano automaticamente confermate, ma si inseriscano in una lista d’attesa. Sarai tu a confermare la prenotazione. Puoi anche scegliere di applicare la lista d’attesa solo alle prenotazioni che superano un determinato numero di persone. Lista di attesa per disponibilità esaurita: puoi decidere di attivare la lista d’attesa solo quando la sala è al completo. Appena avrai un tavolo di nuovo libero, il cliente sarà informato e potrà confermare o disdire la prenotazione. Vediamo nel dettaglio come funzionano queste due opzioni! 🕐 Lista d’attesa per richieste di prenotazione Se non vuoi ricevere le prenotazioni immediatamente confermate puoi modificare in ogni servizio il tipo di conferma. Recati in Configurazione > Servizi e orari, clicca sulla matitina verde di modifica in corrispondenza del servizio che vuoi aggiornare✏️, e cambia il tipo di conferma da Conferma Immediata a Lista d’attesa 📌 Nota bene: Puoi decidere di confermare automaticamente solamente le prenotazioni di poche persone e accettare solo dopo una tua verifica le prenotazioni a partire da un determinato numero di coperti. In questo caso il Tipo di conferma deve rimanere su Conferma Immediata per abilitare la voce Lista d’attesa automatica per gruppi e impostare il valore A Partire da quanti coperti attivi la lista di attesa?. Per esempio, impostando 4 come valore, se prenota un gruppo di 4 o più persone puoi automaticamente metterlo in lista di attesa; solo dopo una tua accettazione la prenotazione sarà confermata (per evitare noshow di molti tavoli al tuo ristorante). Una prenotazione di 3 persone o inferiore verrà direttamente confermata. Il cliente, dopo aver inviato la richiesta di prenotazione, leggerà un avviso sulla pagina di prenotazione che gli segnalerà che sarà il ristorante a confermare via mail o sms ai recapiti forniti. Appena ricevuta la prenotazione su Octotable troverai la notifica accanto all’icona con l’orologio 🕑, cliccandoci sopra trovi l’elenco delle prenotazioni in lista di attesa. O in alternativa potrai gestire la lista d'attesa direttamente dalla Dashboard o dall’App di OctoTable, cliccando sul tasto viola ⌛ Gestisci: A questo punto potrai controllare e confermare solo quando sei sicuro di avere disponibilità. 🚫Rifiuta prenotazione : cliccando questo tasto rifiuterai la prenotazione del cliente ✅Conferma prenotazione : cliccando il tasto verde , confermi automaticamente la prenotazione senza che il cliente debba darti la riconferma. ⏰Accetta prenotazione : cliccando questo tasto il cliente riceverà un messaggio automatico e dovrà confermarti la prenotazione entro il tempo limite impostato in Configurazione > Impostazioni generali > Lista d'attesa Avendo incluso nell’abbonamento EVO i pacchetti Template personalizzabili per email e SMS e Whatsapp automatico, ogni volta che ricevi una richiesta di prenotazione puoi decidere di attivare o disattivare email, sms o messaggi whatsapp per informare il cliente sullo stato della prenotazione. Vai in Configurazione > Notifiche di conferma e, dopo aver selezionato il template di tuo interesse, imposta il template come in foto. Se vuoi avere maggiori informazioni sui template automatici 👇 👥 Lista di attesa per tutto esaurito La seconda opzione della lista di attesa ti permette di attivare questa funzione solo quando la sala è al completo ma vuoi continuare a ricevere richieste di prenotazione dai clienti non appena si libera uno o più tavoli e gestirle poi manualmente in base alle tue disponibilità. Accedi alla sezione Configurazione > Sale/Tavoli e clicca sulla matitina in corrispondenza della sala in cui vuoi attivare la Lista d'attesa. Alla voce In caso di disponibilità esaurita scegli In attesa e clicca su salva in fondo alla pagina. ⚠️ Esegui questa operazione in tutte le sale in cui vuoi che sia attiva la lista d'attesa per tutto esaurito. Ritroverai la prenotazione nell'elenco prenotazioni oppure cliccando sul simbolo con l'orologio in alto a destra. Quando avrai un tavolo di nuovo libero potrai Accettare la prenotazione del cliente cliccando sul tasto blu, il quale avrà il tempo di confermare o meno la prenotazione. ⚠️Ricorda di impostare un limite di tempo entro il quale il cliente ti dovrà far sapere se intende confermare o meno la prenotazione in Configurazione > Impostazioni generali > Lista d'attesa. Quando la prenotazione risulta scaduta puoi impostare un altro invio email/sms automatico e poi cancellare manualmente le prenotazioni scadute. Questo flusso di comunicazione sarà possibile attraverso i messaggi automatici disponibili alla sezione Configurazione > Notifiche di conferma. Infine ricorda che anche le prenotazioni che prendi manualmente possono essere inserite in lista di attesa. Clicca sul tasto rapido Nuova prenotazione in alto a destra e dopo aver inserito i dati del cliente marcala come In attesa, in basso a destra. Una volta cliccato su Walk-in la prenotazione seguirà la stessa procedura che ti abbiamo mostrato prima. Vuoi attivare la funzione della lista d’attesa anche per Prenota con Google? Leggi l’articolo completo 👇 Grazie per aver consultato la Community di Octotable! 😊 10Come posso bloccare le prenotazioni last minute?
L’articolo spiega come impostare un limite d’orario per evitare prenotazioni all’ultimo minuto, definendo entro quante ore prima dell’arrivo i clienti possono prenotare. In questo modo garantisci una gestione più organizzata del servizio e migliori l’esperienza sia per te che per i tuoi ospiti. ⚠️ Se vuoi includere nel tuo abbonamento le funzionalità avanzate (Utente smart) dovrai acquistare un piano DigiMenu, Premium o EVO in Abbonamento > Versione ⚠️ Accedi alla sezione Configurazione > Servizi e orari e clicca sul matita in corrispondenza del servizio in cui vuoi applicare la limitazione. Alla sezione Impostazioni prenotazione inserisci fino a che ora vuoi ricevere prenotazioni prima dell'arrivo del cliente: Esempio: se il tuo servizio inizia alle ore 12.00 e vuoi ricevere le prenotazioni non più tardi delle 10, dovrai inserire il valore 2, per dire al sistema che si possono effettuare prenotazioni entro le due ore precedenti e non oltre. Il cliente che proverà a fare una prenotazione dopo le 10 troverà disponibilità per lo slot orario successivo (ad es. le 12.30). Vuoi sapere come bloccare la disponibilità sulla pagina di prenotazione? Leggi l’articolo completo 👇 Grazie per aver consultato la Community di OctoTable! 😊 00Richiedi un acconto a conferma della prenotazione!
Se vuoi richiedere un acconto per poter confermare la prenotazione, per prima cosa accedi alla sezione Impostazioni avanzate > Acconti/Incassi e scegli se utilizzare PayPal o Stripe. Se sceglierai PayPal dovrai solamente inserire la mail del tuo account. Mentre se sceglierai di utilizzare Stripe dovrai attivare la connessione e cliccare su "Collega il tuo account Stripe" per effettuare il Log-in e ricevere direttamente le transazioni direttamente su quell'account. Configurazione > Servizi e clicca su modifica in corrispondenza del servizio nel quale vuoi attivare un acconto. Trovi sulla parte destra la sezione Acconto prenotazioni e scegliendo sì trovi tutte le impostazioni che puoi modificare: 1. Richiedi il pagamento per un certo numero di persone: se vuoi puoi richiedere un acconto solo per le prenotazioni di gruppi numerosi. Inserisci qui a partire da quante persone vuoi richiedere il pagamento a conferma. 2. Importo da pagare subito: inserisci il totale che vuoi richiedere al momento della prenotazione online. 3. Importo da pagare a persona sì/no: Scegli se l’importo è da pagare per l’intera prenotazione oppure se è un pagamento che richiedi a persona. 4. Descrizione: Inserisci una descrizione che spiega ulteriormente il pagamento richiesto. Se non inserisci nulla sarà mostrato il testo di default. Traduci automaticamente la descrizione per le lingue mancanti.: NON DIMENTICARE Questa funzionalità può essere usata per richiedere un acconto a conferma della prenotazione, il pagamento anticipato dell’intera prenotazione, il costo di un biglietto di ingresso o altro servizio. Impostalo in base alle tue esigenze. Grazie per aver consultato la nostra community!👨🏻🍳 A presto! 😊 10Come bloccare la disponibilità sulla pagina di prenotazione?
Ti stai chiedendo come bloccare le prenotazioni online e continuare a registrare prenotazioni manuali? Questo è l'articolo che fa per te! Per bloccare le prenotazioni online, cioè le prenotazioni che arrivano dalla tua pagina prenotazione OctoTable hai 3 opzioni. Vediamo nel dettaglio come funzionano e come si attivano. 1.Disabilita le prenotazioni online : con questa funzione puoi bloccare la possibilità di ricevere prenotazioni dalla tua pagina prenotazione OctoTable, ma continuare a registrare prenotazioni manualmente. Vai su Configurazione > Servizi/Orari di apertura e selezionando il servizio troverai questa schermata: Se vorrai disabilitare le prenotazioni online, seleziona Disattiva le prenotazioni online --> SÌ Per quanto tempo sarà attivo il blocco delle prenotazioni? > sempre Quali sale/tavoli vengono bloccati? > tutte le sale e i tavoli associati al servizio che stai bloccando 2.Blocca la prenotazione online per un tavolo / sala : con questa funzione puoi bloccare la prenotazione di uno o più tavoli o di una o più sale dalla tua pagina prenotazione OctoTable. Potrai continuare a inserire prenotazioni manualmente sui tavoli o le sale bloccate online, se in Configurazione > Impostazioni generali avrai messo SI a modalità di prenotazione manuale libera. Come attivarlo? entra in Configurazione > Sale/Aree e all’interno della sala che vuoi bloccare imposta la voce Prenotabile online --> NO; per bloccare il tavolo clicca su modifica in corrispondenza del tavolo che vuoi bloccare e alla voce Prenotabile online scegli NO Per quanto tempo sarà attivo il blocco delle prenotazioni? > sempre Quali sale vengono bloccate? > tutte le sale e i tavoli che stai bloccando, le altre saranno prenotabili 3.Fuori servizio: con questa funzione puoi bloccare la prenotazione online di una o più sale/ tavoli o servizio per un determinato periodo di tempo. Potrai continuare a registrare prenotazioni manualmente. Come attivarlo? > vai su Calendario > Planning e clicca sul tasto Fuori Servizio, per chiudere metti Sì e sceglie le date, i servizi, le sale e i tavoli da chiudere e infine Salva. Per quanto tempo sarà attivo il blocco delle prenotazioni? > per il periodo da te indicato. Quali sale vengono bloccate? > tutte le sale e i tavoli che stai bloccando, le altre saranno prenotabili. Grazie per aver visitato la community OctoTable! A presto! 😊 00
