In questa sezione potrai capire come visualizzare le prenotazioni sul Planning e sulla Mappa 📅 🗺️
Fuori servizio rapido in APP
📱 Come funziona in APP Ora è possibile creare un Fuori Servizio anche da APP tramite questa icona: Si tratta di una chiusura rapida, che blocca tutti gli orari di tutte le sale associate al servizio per la specifica data associata. Cliccando sul servizio che si desidera chiudere e poi su Conferma Fuori Servizio, il sistema chiuderà la disponibilità per i servizi e la data selezionata. Troverai due tipi di icona: La chiusura totale del servizio è indicata da una x rossa, come nell'esempio in foto. La chiusura parziale di sale, orari e tavoli è indicata dal segnale di divieto arancione Cliccando sull'icona rossa o arancione verrai reindirizzato alla pagina del riepilogo. Potrai accedere alla pagina del riepilogo anche dalle impostazioni dell'app; qui potrai aggiungere un nuovo fuori servizio per date multiple. Consulta il nostro articolo riguardante il Fuori Servizio per date multiple: Grazie per aver consultato la Community di OctoTable 🐙🧑🍳 00Fuori Servizio
Abbiamo migliorato il flusso del Fuori Servizio, rendendolo disponibile anche in APP. Leggi l’articolo per scoprire come funziona e come attivarlo. ✅ Come attivare un nuovo Fuori Servizio Vai su Calendario > Planning Clicca sull’icona arancione del Fuori Servizio. 🧾 Schermata riepilogo Si aprirà una schermata con il riepilogo dei Fuori Servizio attualmente attivi. ⚠️ Solo i Fuori Servizio creati con la nuova schermata saranno visibili in questo riepilogo. Quelli creati con la vecchia modalità non compariranno. Nel riepilogo troverai da sinistra a destra: Periodo – Data di inizio e di fine Servizi – I servizi chiusi Sale – Le sale interessate Tavoli – Numero di tavoli chiusi Creato da – L’utente che ha creato il Fuori Servizio Sulla destra dello schermo ci sono due icone: 👁️ L’occhio per visualizzare i dettagli 🗑️ Il cestino per cancellare rapidamente un Fuori Servizio ➕ Come creare un nuovo Fuori Servizio Clicca sul tasto +Aggiungi Fuori Servizio Seleziona il periodo di inizio e fine Seleziona i Servizi che desideri chiudere A questo punto puoi: Chiudere tutti gli orari del servizio cliccando sull’interruttore verde accanto al nome del servizio Oppure chiudere singoli slot orari Successivamente puoi decidere se: Chiudere tutti i tavoli di tutte le sale con il tasto in alto a destra accanto al nome del servizio Oppure usare "Seleziona tutto" accanto al nome della sala In alternativa, selezionare singolarmente i tavoli da chiudere Infine visualizzerai il riepilogo della chiusura. Cliccando su Conferma il fuori servizio, completerai il processo. Ora è possibile creare un Fuori Servizio anche da APP! Accedi all'articolo QUI Grazie per aver visitato la Community di OctoTable 🐙👩🍳 00Mappa OctoTable
L’articolo spiega come utilizzare la Mappa per gestire al meglio le prenotazioni del ristorante. Mostra come accedere alla mappa, personalizzare lo sfondo e aggiungere o modificare elementi come tavoli, muri e decorazioni. Viene spiegato come visualizzare e gestire le prenotazioni, incluse quelle in lista d’attesa, i walk-in e i clienti già arrivati o partiti. Infine, illustra le funzioni per salvare la disposizione della sala e monitorare lo stato dei tavoli tramite i colori e le icone dedicate. ⚠️ Se vuoi includere nel tuo abbonamento la funzione della Mappa dovrai acquistare un piano Digimenu, Premium o EVO in Abbonamento > Versione ⚠️ Per accedere alla Mappa puoi cliccare sull’icona in alto a destra nel menù principale. Oppure accedere a Calendario > Mappa dal menù di sinistra. Leggi l'articolo completo per sapere come creare una nuova sala 👇 🔷 Elementi della mappa Data A seconda della data selezionata, verranno visualizzati i servizi e le sale associati a quella specifica data. Usa le frecce accanto alla data per cambiarla oppure clicca sulla data per selezionarne un'altra dal calendario. Nuova prenotazione Il tasto + permette di aggiungere una nuova prenotazione manualmente. Una volta selezionato questo tasto, si aprirà una nuova finestra nella quale potrai inserire i dettagli relativi alla prenotazione 👇 Se il tuo ristorante permette l'invio di richieste di prenotazione, potrai anche creare una prenotazione manuale e metterla in lista d'attesa. Nel punto numero 4 ti spieghiamo come gestire questo tipo di prenotazioni. Nella stessa finestra potrai anche creare velocemente una prenotazione per un walk-in, senza necessità di richiedere i dati di contatto del cliente. Una volta che avrai salvato la prenotazione, potrai trovarla nella sezione dei clienti in arrivo chiaramente identificata come walk in. Visualizza/Nascondi Lista Prenotazioni Il terzo tasto permette di visualizzare o meno la lista di prenotazioni Prenotazioni in lista d’attesa Se il tuo ristorante permette ai clienti di inoltrare richieste di prenotazione per un servizio, verrai informato in tempo reale grazie all’icona con l’orologio che segnalerà in rosso il numero di prenotazioni ricevute in lista d’attesa 👇 Per visualizzare le richieste di prenotazione che hai ricevuto, clicca sull'icona con l'orologio ed in seguito potrai vedere una lista dettagliata delle prenotazioni con il servizio associato ad ognuna; per gestire una prenotazione clicca su gestisci prenotazione, dopodiché potrai procedere selezionando una delle seguenti opzioni 👇 Conferma prenotazione: permette di confermare automaticamente la prenotazione senza che il cliente debba riconfermare. Accetta prenotazione: permette di accettare la prenotazione e subito dopo il cliente riceverà un messaggio automatico informandolo che dovrà confermare la prenotazione entro il tempo limite impostato in Configurazione > Impostazioni generali > Lista d'attesa Rifiuta prenotazione: permette di rifiutare una prenotazione. Nella sezione in attesa verranno riportate anche le richieste di prenotazione che hai ricevuto per i giorni futuri e potrai gestirle nello stesso modo. Leggi l'articolo completo per scoprire come funziona la lista d’attesa 👇 Blocca/sblocca la mappa Il pulsante del lucchetto consente di navigare liberamente all'interno della mappa. Cliccandoci nuovamente, potrai bloccare la visualizzazione della mappa. La visualizzazione sarà salvata, e potrai ritrovare la mappa nella stessa posizione. Servizio Cliccando sul servizio, è possibile visualizzare e selezionare tutti i servizi associati alla specifica data. Sala Cliccando sulla sala, è possibile visualizzare e selezionare tutte le sale associate allo specifico servizio. Quando si accede alla Mappa lo si fa in modalità di visualizzazione. Modifica mappa Se si desidera modificare la mappa o gli elementi della stessa, occorre cliccare su Modifica Mappa, ossia l’ultimo tasto in alto a destra. 🔷 Come modificare la mappa Dopo aver cliccato su Modifica Mappa, il sistema cambierà la visualizzazione della mappa e appariranno una serie di icone sulla parte sinistra dello schermo. Queste icone permettono di svolgere specifiche azioni. Aggiungi Tavolo Cliccando l’icona si aprirà la schermata di creazione del tavolo: Seleziona la tipologia di risorsa Assegna un nome al tavolo Indica il numero minimo e massimo di persone che possono prenotare per questo determinato tavolo. Se inserisci come minimo 2 persone, una persona che sarà da sola non potrà prenotare il tavolo. Salva il tavolo in basso al centro cliccando su + Aggiungi Tavolo. Trascina il tavolo ovunque tu voglia per posizionarlo all’interno della sala. Aggiungi Muro Il secondo tasto consente di editare i muri. Clicca sull'icona e inizia la costruzione. Utilizzando il tasto sinistro del mouse o del touchpad, seleziona il punto di inizio del muro, dopo aver delineato la linea clicca nuovamente il tasto sinistro per delineare la fine della costruzione del muro. Per salvare i muri e la disposizione dei tavoli, fai clic sul tasto di salvataggio, l'ultimo pulsante in alto a destra, e seleziona Default. I punti che definiscono l'inizio e la fine di un muro consentono di regolarne l'angolazione e la lunghezza. Per eliminare un muro clicca sul punto che ne delinea l'inizio/fine e successivamente clicca il tasto del cestino per eliminare il muro. Decorazioni Questo tasto permette di aggiungere decorazioni alla mappa, scegliendo tra le tipologie disponibili. Per ogni decorazione potrai scegliere uno specifico colore. Sfondo Decidi lo sfondo da applicare alla mappa. Colore: scegli il colore di sfondo della mappa tra quelli disponibili Immagine: aggiungi un'immagine di sfondo Modello: scegli tra uno dei modelli di sfondo pre-impostati. Copia Seleziona un elemento della mappa e clicca su questo tasto per poterlo copiare. Specifica il numero di copie che desideri creare dell'elemento. La copia manterrà le stesse caratteristiche dell'elemento originale: se si tratta di un tavolo, avrà la stessa forma e capienza di persone; se si tratta di una decorazione, avrà lo stesso colore. Se il nome assegnato al tavolo è un numero, il tavolo duplicato avrà un numero progressivo rispetto al tavolo originario. Nell’esempio il tavolo 1 copiato diventa tavolo 2 e tavolo 3. Modifica Come per il tasto duplica, seleziona il tavolo che vuoi modificare e successivamente clicca il tasto modifica per modificare un elemento della mappa. Elimina Selezionando una decorazione o un muro e cliccando su questo tasto, è possibile eliminare l'elemento. Per eliminare un tavolo, invece, verrai reindirizzato alla sezione Configurazione > Sale/tavoli. Zoom Gli ultimi due tasti permettono di regolare il livello di zoom della sala nella modalità di visualizzazione. 🔷 Come salvare la disposizione della mappa Dal tasto situato nell'angolo in alto a destra dello schermo, avrai l'opzione di salvare la disposizione della sala. Potrai farlo in due modi: Default: in questo modo salverai la disposizione dei tavoli come impostata per quella specifica sala. Giornaliera: in questo caso, la disposizione dei tavoli sulla mappa viene salvata per il servizio specifico nella data selezionata. Il penultimo tasto in alto a destra ti permette di tornare alla disposizione di default per uno specifico giorno o servizio. 🔷 Icone lista delle prenotazioni Passando il cursore sulla barra di colore situata a sinistra del nome, si potrà conoscere l’attuale stato della prenotazione (in ritardo, in attesa, prenotato, cliente arrivato e terminata). L’orario di prenotazione e il cognome del cliente. Eventuali annotazioni di un membro del tuo staff (in blu) e/o richieste speciali del cliente (in rosso). Per leggere le richieste speciali o annotazioni, clicca direttamente sulla specifica icona. Il numero di ospiti prenotati Il tavolo assegnato Tasto di segnalazione dell’arrivo del cliente. Tasto di modifica della prenotazione. Cliccando sui tre puntini, si potrà rimuovere il tavolo assegnato o accedere al dettaglio di prenotazione per modificare la prenotazione. Il numero di tavoli occupati e di ospiti presenti in ogni registro. 🔷 Come gestire le prenotazioni Nella parte sinistra dello schermo troverai quattro sezioni: in attesa, in arrivo, arrivati e partiti che ti permetteranno di visualizzare e gestire le prenotazioni. La sezione in attesa ti permetterà di visualizzare tutte le richieste di prenotazione che hai ricevuto in tempo reale. Per segnalare l’arrivo di un cliente, semplicemente clicca sull’icona, in corrispondenza dei suoi dati👇 e in seguito ti verrà chiesto di confermare la tua scelta; in questo modo, la prenotazione verrà spostata dal registro dei clienti in arrivo a quello degli arrivati ed il tavolo assegnato apparirà in rosso sulla mappa👇 Per segnalare la partenza di un cliente, dalla sezione Arrivati clicca l’icona con la freccia verso destra 👇 oppure seleziona direttamente il corrispondente tavolo sulla mappa 👇 Una volta selezionato il tavolo, apparirà una nuova finestra che ti permetterà di effettuare una delle seguenti azioni: 👇 rimuovere il tavolo assegnato per assegnarne uno diverso accedere al dettaglio di prenotazione per effettuare modifiche fare il check-out del cliente. Una volta fatto il check-out di un cliente, la prenotazione verrà automaticamente spostata dal registro degli arrivati a quello dei partiti. Se il cliente si è fermato meno della durata media del pasto, il sistema renderà il tavolo nuovamente prenotabile. 👉Leggi l’articolo completo riguardo il check-out che libera il tavolo cliccando qui. Se hai ricevuto più di una prenotazione per lo stesso tavolo, troverai un'icona con un numero rosso in corrispondenza di quel tavolo. Per poter visualizzare i dettagli di ogni singola prenotazione, clicca il tavolo👇 Se hai fatto il check-out di un cliente per errore, potrai accedere al registro partiti e ripristinare la prenotazione al registro degli arrivati👇 🔷 Come spostare una prenotazione su un altro tavolo Se vuoi spostare un cliente da un tavolo a un altro, ti basterà selezionare il tavolo assegnato sul quale vuoi spostare la prenotazione. 📌 Nota bene Il sistema permetterà di cambiare l'assegnazione del tavolo, solo se il tavolo sul quale si vuole spostare la prenotazione non sia occupato o non abbia prenotazioni imminenti. 🔷 Colori del tavolo I colori associati ad un tavolo indicano lo stato del tavolo rispetto alle prenotazioni. Grazie per aver consultato la Community OctoTable! 😊 00Scopri come utilizzare il Planning di Octotable!
Il Planning di Octotable ti permette di avere una panoramica completa sul tuo ristorante. Per accedere al Planning vai su Calendario > Planning per visualizzare i servizi, gli intervalli di disponibilità, le sale, i tavoli e le prenotazioni ricevute Vediamo tutto nel dettaglio: per visualizzare una giornata in particolare basta cliccare sul simbolo del calendario 📆. e scegliere la data desiderata, oppure puoi cliccare sulla barra in fondo e trascinare il mouse a destra e sinistra clicca sul servizio e la sala che vuoi visualizzare a sinistra trovi i tavoli creati per ciascuna sala e il numero della capienza. Facendo click sulla casella del planning puoi: inserire una prenotazione manualmente (clicca qui per l'articolo) bloccare la disponibilità di uno o più tavoli per quel giorno mettendolo fuori servizio (clicca qui per l'articolo) Vediamo ora come si presenta la prenotazione sul planning e come puoi agire: sul planning vedi il label della prenotazione che occupa la durata media del pasto inserita alla sezione Configurazione > Impostazioni generali ❗ Ricordati che se la durata media del pasto cambia in base al turno (pranzo e cena) dovrai modificarlo nella sezione Turni > matitina verde✏️ accanto al turno da modificare (per maggiori informazioni sui Servizi clicca QUI) se ci sono due prenotazioni sovrapposte, il sistema le indicherà con un colore più scuro del solito per spostare una prenotazione da un tavolo all'altro basta fare clic e tenere premuto sulla prenotazione e trascinarla sul tavolo a cui la vuoi assegnare facendo un doppio click sul label puoi visualizzare i dettagli della prenotazione e accedere al dettaglio della prenotazione per vedere la pagina completa I colori delle prenotazioni possono variare ulteriormente in base al tipo di prenotazione: Viola > è il colore standard delle prenotazioni confermate e in lista d'attesa Rosso > è il colore delle prenotazioni non ancora assegnate a nessun tavolo (probabilmente in quella sala hai disattivato l'assegnazione automatica) Arancione > è il colore delle prenotazioni assegnate a più tavoli (sia in caso di tavoli raggruppati che in caso di spostamenti su più tavoli fatti manualmente) Grigio > è il colore delle prenotazioni overbooking, cioè le prenotazioni che hanno un numero di coperti maggiore della capienza massima di un tavolo (ad esempio quando inserisco una prenotazione da 6 su un tavolo da massimo 4 ospiti) Grazie per aver consultato la Community di Octotable!👨🏻🍳 A presto! 😊 00
