Dans cette section, vous comprendrez comment afficher les réservations sur le Planning et sur le Plan 📅 🗺️
Nouveau Hors service
Nous avons amélioré le flux de mise hors service, en le rendant également disponible sur l'APP. Lisez l'article pour découvrir comment il fonctionne et comment l'activer. ✅ Comment activer une nouvelle mise hors service Allez dans Calendrier > Planning Cliquez sur l'icône orange du Hors service. 🧾 Écran récapitulatif Un écran contenant un récapitulatif des hors service actuellement actifs s'ouvre. ⚠️ Dans ce résumé, seuls les points de mise hors service créés avec le nouvel écran seront visibles. Ceux créés avec l'ancien mode n'apparaîtront pas. Dans le résumé, de gauche à droite, vous trouverez : Période - Date de début et de fin Services - Les services fermés Salles - Les salles concernées Tables - Nombre de tables fermées Créé par - L'utilisateur qui a créé l'offre de service Sur la droite de l'écran, il y a deux icônes : 👁️ L'œil pour voir les détails 🗑️ La corbeille pour supprimer rapidement un hors service Comment adjouter un autre Hors service Cliquez sur le bouton +Ajouter Sélectionner les périodes de début et de fin Sélectionnez les services que vous souhaitez fermer A ce point, vous pouvez : 1. Fermer tous les horaires de service en cliquant sur l'interrupteur vert, à côté du nom du service : 2. Ou fermer des créneaux horaires individuels Vous pouvez en suite, décider si : a. Fermer toutes les tables de vos salles à l'aide du bouton situé en haut à droite, à côté du nom du service b. Ou utilisez « Sélectionner tout » à côté du nom de la salle Vous pouvez également sélectionner individuellement les tables à fermer. Vous obtiendrez alors un résumé de la fermeture: En cliquant sur Confirmer hors service, vous confirmerez le processus. Vous pouvez désormais également créer une mise hors service à partir de l'APP Cliquer ICI pour lire l'article Merci d'avoir visité la communauté OctoTable 🐙👩🍳 00Rapide mise hors service en APP
📱 Fonctionnement en APP Vous pouvez désormais également créer une mise hors service à partir de l'APP en utilisant cette icône : Il s'agit d'une fermeture rapide qui bloque tous les horaires de toutes les salles associées au service pour la date sélectionnée. Pour fermer un service, cliquez dessus, puis sur Confirmer hors service. Le système fermera alors la disponibilité pour le service et la date sélectionnés. Vous trouverez deux types d'icônes : La fermeture totale du service est indiquée par un X rouge, comme dans l'exemple de la photo. La fermeture partielle des salles, des horaires et des tables est indiquée par le panneau d'interdiction orange. En cliquant sur l'icône rouge ou orange, vous accéderez à la page de résumé. Vous pouvez également accéder à la page de résumé depuis les paramètres de l'application. ici, vous pouvez ajouter une nouvelle interruption de service pour plusieurs jours. Voir notre article sur la mise du hors service sur plusieurs jours : Merci d'avoir visité la communauté OctoTable 🐙🧑🍳 00Modifier le Plan!
Dans cet article, nous allons vous montrer comment modifier le plan d'Octotable en détail. Pour modifier le plan, cliquez sur l'icône en haut à droite du menu principal. Vous pouvez aussi aller dans Calendrier > Plan dans le menu de gauche. Pour accéder au mode édition, cliquez sur l'avant-dernier bouton en haut à droite «Modifier plan». Le système change la vue du plan et une série d'icônes apparaissent sur le côté gauche de l'écran. Ces icônes vous permettent d'effectuer des actions bien précises. Ajouter des tables Cliquez sur l'icône pour ouvrir l'écran de création de la table: Sélectionnez la typologie de la table Attribuer un nom à la table Indiquez le nombre minimum et maximum de personnes qui peuvent réserver cette table. Si vous indiquez minimum 2 personnes, une personne qui sera seule ne pourra pas réserver la table. Enregistrez la table en bas au centre, en cliquant sur + Ajouter table. Faites glisser la table à l'endroit de votre choix de la salle. Ajouter un mur Le deuxième bouton vous permet de modifier les murs. Cliquez sur l'icône et commencez la création. À l'aide du bouton gauche de la souris ou du pavé tactile, sélectionnez le point de départ du mur. Après avoir tracé la ligne, cliquez à nouveau sur le bouton gauche pour tracer la fin de la création du mur. Pour sauvegarder la disposition des murs et des tables, cliquez sur le bouton de sauvegarde, le dernier bouton en haut à droite, et sélectionnez "Défaut". Les points définissant le début et la fin d'un mur permettent de définir son angle, sa longuer et position. Pour supprimer un mur, cliquez sur le point délimitant son début/fin, puis cliquez sur le bouton de la corbeille pour supprimer le mur Décorations - Ce bouton permet d'ajouter des décorations au plan. Choisissez entre : plante, armoire, cheminée, porte, fontaine, évier, télévision, escalier, escalier en spirale, fenêtre. Pour chaque décoration, vous pouvez choisir une couleur spécifique. Arrière-plan Décider de l'arrière-plan à appliquer au plan: Couleur = choisir la couleur de l'arrière-plan parmi celles disponibles Image = Ajouter une image de fond Modèle = Choisir l'un des modèles d'arrière-plan prédéfinis Déplacement dans le plan Lorsque vous entrez dans le mode de modification du plan, vous ne pouvez pas vous déplacer sur le plan sans cliquer sur ce bouton. En cliquant sur ce bouton, vous activez le mode de déplacement qui vous permet de naviguer dans le plan lorsque on l'édite. Dupliquer Permet de dupliquer un élément du plan. Sélectionnez un élément du plan en y cliquant, puis appuyez sur dupliquer. Le système demandera si l'on souhaite confirmer la reproduction de l'élément. Après avoir cliqué sur oui, la table dupliquée aura les mêmes caractéristiques de la table qui a été dupliquée, c'est-à-dire, qu'elle aura la même forme et la même capacité de personnes. Si le nom attribué à la table est un numéro, la table dupliquée portera un numéro séquentiel par rapport à la table d'origine. Dans l'exemple précedent, la table 1 dupliquée devient la table 2. Modification Comme avec le bouton pour "dupliquer", sélectionnez la table que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur le bouton "modifier" pour modifier un élément du plan. Eliminer En sélectionnant une décoration ou un mur et en cliquant sur ce bouton, vous pouvez supprimer l'élément. Pour supprimer une table, par contre, vous serez redirigé vers 'Configuration > Salles/Zones'. Zoom Les deux derniers boutons permettent de régler le degré du zoom de la salle en mode de visualisation. COMMENT SAUVEGARDER LA DISPOSITION DU PLAN Le bouton situé dans le coin supérieur droit de l'écran, vous permet de sauvegarder la disposition de la salle. Vous pouvez l'enregistrer de deux façons : Par défaut - en choisissant par défaut, vous enregistrez la disposition des tables pour une salle spécifique. Quotidiennement - dans ce cas, la disposition des tables sur le plan sera uniquement enregistrée pour le service et la date sélectionnée. L'avant-dernier bouton en haut à droite vous permet de revenir à la disposition par défaut pour un jour ou un service spécifique. Merci de visiter la communauté OctoTable ! 🐙 00Le plan OctoTable
L’article explique comment utiliser le Plan pour gérer au mieux les réservations du restaurant. Il montre comment accéder à la carte, personnaliser l’arrière-plan et ajouter ou modifier des éléments comme les tables, les murs et les décorations. Il explique également comment visualiser et gérer les réservations, y compris celles en liste d’attente, les clients sans réservation (walk-in) et les clients déjà arrivés ou partis. Enfin, il illustre les fonctions permettant de sauvegarder la disposition de la salle et de suivre l’état des tables grâce aux couleurs et aux icônes dédiées. ⚠️ Si vous souhaitez inclure la fonctionnalité de le Plan dans votre abonnement, vous devrez souscrire un plan ⚠️ Si vous souhaitez inclure la fonctionnalité de XXX dans votre abonnement, vous devrez souscrire un plan Digimenu, Premium ou EVO dans Abonnement > Version ⚠️ Pour accéder à le Plan, tu peux cliquer sur l’icône en haut à droite du menu principal. Ou bien accéder à Calendrier > Plan depuis le menu de gauche. Clique ici pour savoir comment créer une nouvelle salle 👇 🔷 Éléments du plan Date Selon la date sélectionnée, les services et les salles associés à cette date spécifique seront affichés. Utilise les flèches à côté de la date pour la modifier ou clique directement dessus pour en choisir une autre dans le calendrier. Nouvelle réservation Le bouton + permet d’ajouter une nouvelle réservation manuellement. Une fois que vous avez sélectionné ce bouton, une nouvelle fenêtre s'ouvre pour vous permettre de saisir les détails de la réservation 👇 Si votre restaurant accepte les demandes de réservation, vous pouvez créer une réservation manuelle et la placer sur une liste d'attente. Au point 4, nous expliquons comment gérer ce type de réservation. Dans la même fenêtre, vous pouvez également créer rapidement une réservation walk-in, sans avoir à demander les coordonnées du client. Une fois la réservation enregistrée, vous la retrouverez dans la section Assis, clairement identifiée comme walk-in. Afficher/Cacher la Liste de Réservations Le deuxième bouton permet d'afficher ou cacher la liste des réservations. Réservations en liste d'attente Si votre restaurant accepte des demandes de réservation pour un service, vous en serez informé en temps réel, grâce au chiffre rouge sur l'icône de l'horloge qui indique le nombre de réservations reçues.👇 Cliquez sur l'icône de l'horloge pour connaître les détails de chaque réservation et le service qui lui est associé ; pour gérer une réservation, cliquez sur 'Gérer réservation' et sélectionnez ensuite l'une des options suivantes👇 Confirmer la réservation : confirme automatiquement la réservation sans que le client doive la reconfirmer Accepter la réservation : accepte la réservation et le client recevra immédiatement un message automatique lui indiquant qu’il devra confirmer la réservation dans le délai défini dans Configuration > Paramètres généraux > Liste d’attente Refuser la réservation : permet de refuser une demande. Dans la section liste d'attente, vous trouverez également les demandes de réservation pour les jours à venir et vous pourrez les traiter de la même manière. Cliquez ici pour savoir comment fonctionne la liste d'attente 👇 Bloquer/débloquer le plan Le bouton cadenas permet de naviguer librement dans la carte. En cliquant à nouveau, tu peux verrouiller l’affichage de la carte. La vue sera sauvegardée et tu retrouveras la carte dans la même position. Service En cliquant sur le service, tu peux visualiser et sélectionner tous les services associés à la date spécifique. Salle En cliquant sur la salle, tu peux visualiser et sélectionner toutes les salles associées au service choisi. Lorsque tu accèdes à le Plan, tu es en mode visualisation. Modifier plan Pour modifier la carte ou ses éléments, clique sur Modifier le Plan, le dernier bouton en haut à droite. 🔷 Comment modifier le plan Après avoir cliqué sur Modifier le Plan, l’affichage change et une série d’icônes apparaît à gauche de l’écran. Ces icônes te permettent d’effectuer des actions spécifiques. Ajouter une table Cliquez sur l'icône pour ouvrir l'écran pour la création de table. Sélectionnez d'abord la typologie Attribuer un nom à la table Indiquez le nombre minimum et maximum de personnes qui peuvent réserver cette table. Si vous indiquez minimum 2 personnes, une personne qui sera seule ne pourra pas réserver la table. ⚠️ Si tu mets un minimum de 2 personnes, une personne seule ne pourra pas réserver la table. Sauvegarde la table en cliquant sur + Ajouter Table. Faites glisser la table à l'endroit de la salle de votre choix . Ajouter les murs Le deuxième bouton vous permet de modifier les murs. Cliquez sur l'icône et commencez la création. Avec le clic gauche de la souris ou du pavé tactile, sélectionne le point de départ du mur ; clique à nouveau pour définir la fin. Pour sauvegarder les murs et la disposition des tables, clique sur Sauvegarder (dernier bouton en haut à droite) et choisis Default. Les points définissant début et fin permettent d’ajuster l’angle et la longueur. Pour supprimer un mur, clique sur son point de départ/fin puis sur l’icône corbeille. Décorations Ce bouton permet d’ajouter des décorations à le plan, parmi les types disponibles. Pour chaque décoration, vous pouvez choisir une couleur spécifique. Arrière-plan Décider de l'arrière-plan à appliquer au plan: Couleur : sélectionne une couleur parmi celles proposées Image : ajoute une image en fond Modèle : choisis parmi les modèles préconfigurés. Copie Sélectionne un élément et clique sur ce bouton pour le dupliquer. Précise le nombre de copies souhaitées. L'élement copié aura les mêmes caractéristiques que l'élement original: si cet element est une table, elle aura la même forme et la même capacité de personnes; si il s'agit d'une décoration, elle aura la même couleur. Si le nom attribué à la table est un numéro, la table dupliquée portera un numéro séquentiel par rapport à la table d'origine. Dans l'exemple, la table 1 dupliquée devient table 2 et table 3. Modification Sélectionne la table que tu veux modifier puis clique sur le bouton Modifier. Eliminer Sélectionne une décoration ou un mur puis clique sur Eliminer. ⚠️ Pour supprimer une table, rends-toi dans Configuration > Salles/Espaces/Tables. Zoom Les deux derniers boutons permettent de régler le degré du zoom de la salle en mode de visualisation. 🔷 Comment sauvegarder la disposition du plan Le bouton situé dans le coin supérieur droit de l'écran, vous permet de sauvegarder la disposition de la salle. Vous pouvez l'enregistrer de deux façons : Default : la disposition des tables est sauvegardée pour cette salle. Quotidien : la disposition est sauvegardée pour le service d’une date spécifique. L'avant-dernier bouton en haut à droite, permet de revenir à la disposition de défaut pour un jour ou un service spécifique. 🔷 Icônes de la liste des réservations Cliquez sur la barre de couleur à gauche pour voir l'état actuel de la réservation (en retard, en liste d'attente, réservée, arrivée et terminée). L'heure de la réservation et le nom du client. Les notes éventuelles de votre personnel (en bleu) et les demandes spéciales des clients (en rouge). Pour lire les demandes spéciales ou les annotations, cliquez directement sur l'icône correspondante. Le nombre de personnes réservées La table attribuée Signaler l'arrivée du client Modifier la réservation. Cliquez sur les trois points pour supprimer la table attribuée ou accédez au détail de la réservation pour toute modification. Le nombre de tables occupées et de clients dans chaque registre. 🔷 Comment gérer les réservations Sur le côté gauche de votre écran, vous trouverez quatre sections : en attente, a venir, assis et partis qui vous aideront à gérer les réservations. La section en attente vous permet de voir en temps réel les demandes de réservation que vous avez reçues. Pour signaler l'arrivée d'un client, il suffit de cliquer sur l'icône correspondant aux coordonnées du client 👇 et en suite, confirmez votre sélection; une fois que vous avez fait cela, la réservation passera à la section ''assis'', et la table assignée deviendra rouge sur le plan👇. Pour signaler le départ, cliquez sur l'icône avec la flèche qui point vers la droite 👇 ou sélectionnez simplement la table correspondante sur le plan👇 Après avoir sélectionné la table sur le plan, une nouvelle fenêtre apparaît qui vous permettra d'effectuer une des suivantes actions 👇 supprimer la table attribuée pour en attribuer une autre accéder aux détails de la réservation pour y apporter des modifications faire le check out d'un client. Une fois que le client est parti, la réservation passe automatiquement à la section des partis. Si le client est resté moins longtemps que la durée moyenne du repas, le système rendra la table à nouveau disponible. 👉 Lisez l'article complet sur le check-out en cliquant ici. Si vous avez reçu plusieurs réservations pour la même table, un numéro rouge s-affiche à côté de la table. Pour voir les détails de chaque réservation, cliquez sur la table correspondante👇 Si vous avez fait sortir un client par erreur, vous pouvez accéder au journal des «partis “ et rétablir la réservation au journal des assis 👇 🔷 Comment déplacer une réservation vers une autre table Si vous souhaitez déplacer un client vers une autre table, il suffit de sélectionner la table assignée à laquelle vous souhaitez transférer la réservation. ⚠️ Le système ne vous permettra de modifier une table que si celle-ci n'est pas encore occupée, ou s'il n'y a pas de réservations imminentes. 🔷 Couleurs des tables Les couleurs associées à une table indiquent sa situation par rapport à une réservation. Merci de visiter la communauté OctoTable !😊 00Découvrez comment utiliser le Planning d'OctoTable !
Le Planning vous permet d'avoir une panoramique des réservations dans votre restaurant. Allez sur Calendrier > Planning pour voir les services, les intervalles de disponibilité, les salles, les tables et les réservations reçues. Voyons tout dans le détail: cliquez sur le calendrier 📆. et choisissez la date à voir, ou bien cliquez sur la touche en bas et faite glisser la souris de droite à gauche. cliquez sur le service et la salle à voir à gauche, vous verrez les tables de chaque salle créées et leurs capacité individuelle. En cliquant sur une case du planning vous pouvez: insérer une réservation manuellement (cliquez ici pour l'article) bloquer la disponibilité en choisissant Hors service (cliquez ici pour lire l'article) Voyons maintenant la réservation sur le planning: la réservation couvre le temps de la durée moyenne du repas enregistrée dans Configuration > Services ❗ N'oubliez pas : si la durée moyenne du repas change par rapport au service (déjeuner / dîner) il faut aussi la modifier dans la page Configuration > Service > crayon vert ✏️ à coté du service (pour en savoir plus cliquez ici) s'il y a deux réservations superposées, elles seront d'une couleur foncé pour déplacer une réservation d'une table à une autre, cliquez sur la réservation et glissez la souris sur la table que vous voulez choisir: en faisant un double clic sur la réservation vous verrez les détails de la réservation Il y a différentes couleurs attribuées aux réservations : Violet > est la couleur standard pour les réservations confirmées ou en liste d'attente Rouge > est la couleur des réservations qui ne sont pas encore assignées à aucune table (vous avez probablement désactivé l'attribution automatique dans cette salle) Orange > est la couleur des réservations attribuées à plusieurs tables (à la fois dans le cas des tables groupées et dans le cas des déplacement manuel de plusieurs tables) Gris > est la couleur des réservations en surréservation, c'est-à-dire les réservations qui ont un nombre de places supérieur à la capacité maximale d'une table (par exemple lorsque je place une réservation de 6 sur une table de 4 personnes maximum) Merci d'avoir visité notre Community Octotable!👨🏻🍳 À bientôt! 😊 00
