En esta sección puedes entender cómo visualizar las reservas en el planning y en el plano 📅 🗺️
Nuevo Fuera de Servicio
Hemos mejorado el flujo del Fuera de Servicio, haciéndolo disponible también en la APP. Lee el artículo para saber cómo funciona y cómo activarlo. ✅ Cómo activar un nuevo Fuera de Servicio Dirigete a Calendario > Planning Clica en el icono naranja del Fuera de Servicio. 🧾Pantalla de resumen Se abrirá una pantalla con un resumen de los Fuera de Servicio actualmente activos. ⚠️ En este resumen, serán visibles sólo los Fuera de Servicio creados con la nueva pantalla. Aquellos creados con la versión anterior no aparecerán. En el resumen de izquierda a derecha encontrarás: Periodo - Fecha de inicio y fin Servicios - Los servicios cerrados Salas - Las salas afectadas Mesas - Número de mesas cerradas Creado por - El usuario que creó el Fuera de Servicio En la parte derecha de la pantalla verás dos iconos: 👁️ El ojo para ver los detalles 🗑️ La papelera para borrar rápidamente un Fuera de Servicio ➕ Cómo crear un nuevo Fuera de Servicio Pulsa el botón +Añadir Fuera de Servicio Seleccione el periodo inicial y final 2. Selecciona los Servicios que deseas cerrar Ahora puedes: 1. Cerrar todas las planificaciones de servicios haciendo clic en el interruptor verde situado junto al nombre del servicio. 2. O cerrar franjas horarias individuales Después puede decidir si: a. Cerrar todas las mesas de todas las salas con el botón situado en la parte superior derecha junto al nombre del servicio b. O utilizar «Seleccionar todo» junto al nombre de la sala También puede seleccionar individualmente las mesas que se desea cerrar. Por último, verás el resumen del cierre. Al hacer clic en Confirmar Fuera de Servicio, completarás el proceso. Ahora puedes activar el fuera de servicio directamente desde la APP Clica AQUÍ para leer el articulo Gracias por entrar en la Comunidad OctoTable 🐙👩🍳 00Fuera de servicio rápido desde la APP
📱¿Cómo funciona el fuera de servicio desde la app? Ahora puedes activar el fuera de servicio directamente desde la APP, simplemente pinchando en el siguiente icono: Este proceso permite cerrar rápidamente la disponibilidad para una fecha específica: el sistema bloqueará todos los turnos y salas asociadas al servicio seleccionado. Haz clic en el servicio que deseas bloquear y luego selecciona “Confirmar fuera de servicio” para cerrar la disponibilidad. Si ya has habilitado el fuera de servicio para un servicio, verás dos tipos de iconos: El icono de la X roja, que indica que has cerrado completamente un servicio específico. El icono de prohibición naranja, que indica que has bloqueado parcialmente las salas, turnos y mesas asociadas a un servicio determinado. Si haces clic en el icono de la X o en el de prohibición, el sistema te redirigirá a la página de resumen de todos los bloqueos habilitados. También puedes acceder a la página de resumen desde la sección de configuración de la app: Desde esta página podrás bloquear varias fechas a la vez. ¡Gracias por visitar nuestra comunidad! 👨🏻🍳 00Modificar el Plano
El artículo explica cómo utilizar el Plano para gestionar de la mejor manera las reservas del restaurante. Muestra cómo acceder al mapa, personalizar el fondo y añadir o modificar elementos como mesas, muros y decoraciones. Se explica cómo visualizar y gestionar las reservas, incluidas las que están en lista de espera, los walk-in y los clientes que ya han llegado o se han ido. Por último, ilustra las funciones para guardar la disposición de la sala y monitorizar el estado de las mesas mediante colores e iconos dedicados. ⚠️ Si quieres incluir la función del Plano en tu suscripción, deberás contratar un plan Digimenu, Premium o EVO en Suscripción > Versión ⚠️ Para acceder al Plano puedes hacer clic en el icono en la parte superior derecha del menú principal. Puedes también acceder desde el menú en la izquierda a Calendario > Plano Haz clic aquí para saber cómo crear una nueva sala 👇 🔷 Elementos del plano Fecha Según la fecha seleccionada, se mostrarán los servicios y las salas asociados a esa fecha específica. Usa las flechas junto a la fecha para cambiarla o haz clic en la fecha para seleccionar otra del calendario. Nueva reserva El botón + permite añadir una nueva reserva manualmente. Una vez seleccionado este botón, se abrirá una nueva ventana en la que podrás introducir los detalles relativos a la reserva 👇 Si tu restaurante permite el envío de solicitudes de reserva, también podrás crear una reserva manual y ponerla en lista de espera. En el punto número 4 te explicamos cómo gestionar este tipo de reservas. En la misma ventana también podrás crear rápidamente una reserva para un walk-in, sin necesidad de solicitar los datos de contacto del cliente. Una vez que hayas guardado la reserva, podrás encontrarla en la sección de clientes en camino claramente identificada como walk-in. Mostrar/Ocultar Lista de Reservas El tercer botón permite mostrar u ocultar la lista de reservas. Reservas en lista de espera Si tu restaurante permite a los clientes enviar solicitudes de reserva para un servicio, se te informará en tiempo real gracias al icono con el reloj que señalará en rojo el número de reservas recibidas en lista de espera 👇 Para visualizar las solicitudes de reserva que has recibido, haz clic en el icono con el reloj y, a continuación, podrás ver una lista detallada de las reservas con el servicio asociado a cada una; para gestionar una reserva haz clic en gestionar reserva, después podrás proceder seleccionando una de las siguientes opciones 👇 Confirmar reserva: permite confirmar automáticamente la reserva sin que el cliente deba reconfirmarla Aceptar reserva: permite aceptar la reserva y, a continuación, el cliente recibirá un mensaje automático informándole de que deberá confirmar la reserva dentro del tiempo límite configurado en Configuración > Configuración General> Lista de espera Rechazar reserva: permite rechazar una reserva. En la sección Lista de espera también se mostrarán las solicitudes de reserva que hayas recibido para días futuros y podrás gestionarlas del mismo modo. 👉 Haz clic acquí para descubrir cómo funciona la lista de espera. Bloquear/desbloquear el mapa El botón del candado permite navegar libremente dentro del mapa. Haciendo clic nuevamente, podrás bloquear la visualización del mapa. La visualización se guardará y podrás encontrar el mapa en la misma posición. Servicio Al hacer clic en el servicio, es posible visualizar y seleccionar todos los servicios asociados a la fecha específica. Sala Al hacer clic en la sala, es posible visualizar y seleccionar todas las salas asociadas al servicio específico. Cuando se accede al Plano se hace en modo visualización. Modificar Plano Si se desea modificar el Plano o sus elementos, es necesario hacer clic en Modificar Mapa, es decir, el último botón en la parte superior derecha. 🔷 Como modificar el plano Después de hacer clic en Modificar Plano, el sistema cambiará la visualización del mapa y aparecerá una serie de iconos en la parte izquierda de la pantalla. Estos iconos permiten realizar acciones específicas. Añade mesas Pincha el icono para abrir la pantalla de creación de mesas Selecciona la tipología Asigna un nombre a la mesa Indique el número mínimo y máximo de personas que pueden reservar esta mesa en concreto. Si introduces mínimo de 2 personas, la persona sola no podrá reservar la mesa. Guarda la mesa en la parte inferior central haciendo clic en + Añadir Mesa. Arrastra la mesa donde quieras colocarla en la sala. Añadir pared El segundo botón permite editar los muros. Haz clic en el icono y empieza la construcción. Utilizando el botón izquierdo del ratón o del touchpad, selecciona el punto de inicio del muro; después de trazar la línea, haz de nuevo clic izquierdo para definir el final de la construcción del muro. Para guardar los muros y la disposición de las mesas, haz clic en el botón de guardado, el último botón en la parte superior derecha, y selecciona Default. Los puntos que definen el principio y el final de una pared permiten ajustar su ángulo, longitud y posición. Para eliminar un muro, pulsa sobre el punto que delimita su inicio/final y, a continuación, pulsa el botón de la papelera para eliminarlo. Decoraciones Este botón permite añadir decoraciones al plano, eligiendo entre los tipos disponibles. Para cada decoración puedes elegir un color específico. Fondo Elige el fondo para el plano: Color: elije el color de fondo entre los que están disponibles Imagen: añade una imagen de fondo Modelo: elige uno de los modelos disponibles Copia Selecciona un elemento del plano y haz clic en este botón para poder copiarlo. Especifica el número de copias que deseas crear del elemento. La copia mantendrá las mismas características que el elemento original: si se trata de una mesa, tendrá la misma forma y capacidad de personas; si se trata de una decoración, tendrá el mismo color. Si el nombre asignado a la mesa es un número, la mesa duplicada tendrá un número progresivo respecto a la mesa original. En el ejemplo, la mesa 1 copiada se convierte en mesa 2 y mesa 3. Modificar Como con el botón duplicar, selecciona la mesa que quieres modificar y posteriormente haz clic en el botón modificar para modificar un elemento del mapa. Borrar Seleccionando una decoración o un muro y haciendo clic en este botón, es posible eliminar el elemento. Para eliminar una mesa, en cambio, serás redirigido a la sección Configuración > Salas/Áreas/Mesas. Zoom Los dos últimos botones permiten ajustar el nivel de zoom de la sala en el modo de visualización. 🔷 Cómo guardar la distribución del plano Desde el botón situado en la esquina superior derecha de la pantalla, tienes la opción de guardar la distribución de la sala. Esto se puede hacer de dos maneras: Default: de esta forma guardarás la disposición de las mesas tal y como está configurada para esa sala específica. Diario: en este caso, la disposición de las mesas en el mapa se guarda para el servicio específico en la fecha seleccionada. El penúltimo botón de la parte superior derecha, permite volver a la disposición de default para un día o servicio específico. 🔷 Colores de la mesa Gracias por entrar en la Comunidad OctoTable!😊 00Plano OctoTable
Gestiona tus reservas de forma más eficiente con el Plano de OctoTable. Para acceder al Plano, haz clic en el icono situado en la parte superior derecha del menú principal. O accede a Calendario > Plano desde el menú de la izquierda. Si ya habías creado un Plano con OctoTable, los elementos del Mapa se colocarán en la misma posición que el Plano antiguo. Para crear una nueva sala, ve a Configuración > Salas/Áreas y haz clic en el botón verde +Añadir. Selecciona el fondo del mapa entre los modelos o elige un color de fondo y guarda en la parte inferior izquierda. ELEMENTOS DEL MAPA Fecha Dependiendo de la fecha seleccionada, cambiarán los servicios y las salas asociadas a esa fecha específica. Utilice las flechas situadas junto a la fecha para cambiarla, o clique en la misma fecha para seleccionar una desde el calendario. Nueva Reserva El segundo botón permite añadir una nueva reserva manualmente Una vez que hayas seleccionado este botón, se abrirá una nueva ventana en la que podrás introducir los datos de tu reserva 👇 Si tu restaurante permite el envío de solicitudes de reserva, también puedes crear una reserva manual y ponerla en lista de espera. En el punto número 4 explicamos cómo gestionar este tipo de reservas. En la misma ventana, podrás también crear rápidamente una reserva para un cliente sin reserva o “walk-in”, sin necesidad de solicitar sus datos de contacto. Una vez guardada la reserva, podrás encontrarla en la sección de 'en camino' claramente identificada como ' walk-in'. Ver/Ocultar lista Reservas El tercer botón permite mostrar o ocultar la lista de reservas Reservas en lista de espera Si tu restaurante permite a los clientes enviar solicitudes de reserva para un servicio, estarás informado en tiempo real gracias al icono del reloj que indicará en rojo el número de reservas recibidas en lista de espera 👇 Para ver las solicitudes de reserva que has recibido, pulsa en el icono del reloj y verás entonces una lista detallada de cada reserva para el servicio correspondiente; para gestionar una reserva, pulsa en 'gestionar reserva' y selecciona una de las siguientes opciones 👇 1. Botón verde: este botón permite confirmar automáticamente la reserva sin que el cliente tenga que volver a confirmarla. 2. Botón azul: permite aceptar la reserva e inmediatamente después el cliente recibirá un mensaje automático informándole de que debe confirmar la reserva en el plazo establecido en Configuración > Ajustes generales > Lista de espera. 3. Botón rojo: si desea rechazar una reserva, deberá pulsar este botón en su lugar. En la sección de la “lista de espera” encontrarás también las solicitudes de reserva que haya recibido para días posteriores y podrá gestionarlas de la misma manera. Pulse AQUÍ para saber cómo funciona la lista de espera. 5. Bloquear/Desbloquear el Plano -Este botón permite navegar libremente dentro del plano. Clica nuevamente este botón para bloquear la visualización del plano 6. Servicio Consulta los servicios asociados a la fecha específica. Clicando en el servicio puedes ver todos los servicios asociados a la fecha específica. 7. Sala Selecciona la sala que deseas visualizar desde el cuarto elemento. Clicando en la sala, verás todas las salas asociadas al servicio específico. Cuando accedes al Plano, lo haces en modalidad de visualización. 8. Modificar Plano Si deseas editar el Plano o uno de sus elementos, debes clicar en "Modificar Plano", que es el último botón en la parte superior derecha. CÓMO MODIFICAR EL PLANO Después de hacer clic en "Modificar Plano", el sistema cambiará la visualización del plano y aparecerán una serie de iconos en la parte izquierda de la pantalla. Estos íconos permiten realizar acciones específicas. 1. Añadir Mesa Al clicar en el ícono, se abrirá la pantalla de creación de la mesa. Selecciona la tipología. Asigna un nombre a la mesa. Indica el número mínimo y máximo de personas que pueden reservar esta mesa. Si estableces un mínimo de 2 personas, una persona que esté sola no podrá reservar esta mesa. Guarda la mesa en la parte inferior central haciendo clic en + Añadir Mesa. Arrastra la mesa donde quieras para colocarla en la sala. Añade las paredes El segundo botón le permite editar paredes. Haz clic en el icono e inicia la construcción. Utilizando el botón izquierdo del ratón o el panel táctil, seleccione el punto de inicio de la pared, después de delinear la línea, haz clic en el botón izquierdo de nuevo para delinear el final de su construcción . Para guardar las paredes y la disposición de las mesas, haz clic en el botón Guardar, el último de la parte superior derecha, y selecciona «Default». Los puntos que definen el inicio y la fin de una pared permiten ajustar su ángulo y longitud. Para eliminar una pared, haz clic en el punto que delimita su inicio/final y, a continuación, clica el botón de la cesta para eliminar la pared. 3. Decoraciones Este botón permite añadir decoraciones al Plano. Puedes elegir entre: planta, mueble, chimenea, puerta, escalera, escalera de caracol y ventana. Para cada decoración, podrás elegir un color específico. 4. Fondo Elije el fondo para el plano. Color = elige el color de fondo del plano entre los disponibles. Imagen = Añade una imagen de fondo. Modelo = Elige uno de los modelos de fondo disponibles. Copiar Selecciona un elemento del Plano haciendo clic en él y luego clica en Copiar. Selecciona el número de copias que deseas crear de este elemento. La copia mantendrá las mismas características del elemento original: si se trata de una mesa, tendrá la misma forma y capacidad de personas; si se trata de una decoración, tendrá el mismo color. Si el nombre asignado a la mesa es un número, la mesa duplicada tendrá un número progresivo respecto a la mesa original. En el ejemplo, la mesa 1 copiada se convierte en mesa 2 y mesa 3. Modificar Al igual que el botón de copiar, selecciona la mesa que deseas modificar, y luego clica en Modificar para editar un elemento del Plano. Eliminar Selecciona una decoración o una pared y selecciona este botón para eliminarlos. Para eliminar una mesa, serás reorientado a la sección "Configuración > Salas/Areas". Zoom Los últimos dos botones te permiten ajustar el nivel de zoom de la sala en la modalidad de visualización. CÓMO GUARDAR LA DISPOSICIÓN DEL PLANO Desde el último botón ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla, tendrás la opción de guardar la disposición de la sala. Puedes hacerlo de dos maneras: Default: Guardando la disposición por defecto, memorizarás la disposición de las mesas como se estableció para esa sala específica. Diaria: En este caso, la disposición de las mesas en el Plano se guarda para el servicio específico para la fecha seleccionada. El penúltimo botón en la esquina superior derecha, te permite volver a la disposición por defecto para un día o un servicio específico. ICONOS LISTA DE RESERVAS 1. Pulse sobre la barra de colores situada a la izquierda del nombre para ver el estado actual de la reserva (retrasada, en espera, reservada, cliente llegado y terminada). 2. La hora de la reserva y el apellido del cliente. 3. Las eventuales anotaciones de un miembro de su personal (en azul) y/o las peticiones especiales del cliente (en rojo). Para leer las peticiones especiales o las anotaciones, pulsa directamente sobre el icono específico. 4. El número de comensales reservados 5. La mesa asignada 6. Botón para señalar la llegada del cliente. 7. Botón para modificar la reserva. 8. Pulsa sobre los tres puntos para eliminar la mesa asignada o acceder al detalle de la reserva para modificarla. 9. El número de mesas ocupadas y de comensales de cada registro. CÓMO ADMINISTRAR LAS RESERVAS En la parte izquierda de la pantalla encontrará cuatro secciones: lista de espera, en camino, llegados y salidos, que te permitirán ver y gestionar las reservas. La sección « de espera » te permitirá ver en tiempo real todas las solicitudes de reserva que hayas recibido. 1. Para señalar la llegada de un cliente, basta con hacer clic en el icono situado junto a sus datos👇 y a continuación se te pedirá que confirmes tu elección; de este modo, la reserva pasará del registro de « en camino» al de « llegados» y la mesa asignada aparecerá de color rojo en el mapa👇 2. Para señalar la salida de un cliente, clica en el icono con la flecha apuntando a la derecha 👇 o selecciona directamente la mesa correspondiente en el mapa 👇 Una vez seleccionada la mesa, aparecerá una nueva ventana que te permitirá realizar una de las siguientes acciones: 👇 eliminar la mesa asignada para asignar otra acceder a los detalles de la reserva para realizar cambios realizar la salida del cliente. Una vez que el cliente se haya marchado, la reserva pasará automáticamente del registro de los “llegados “ al de los ”salidos”. Si la estancia del cliente es inferior a la duración media de la comida, el sistema volverá a liberar la mesa. Pulse aquí para leer el artículo completo sobre cómo el registro de salida libera la mesa. 3. Si has recibido más de una reserva para la misma mesa, encontrarás un icono con un número rojo en esa mesa. Para ver los detalles de cada reserva individual, pincha en la mesa 👇 Si has dado de baja a un cliente por error, podrás acceder al registro de los "salidos" y restablecer la reserva al registro de los "llegados" 👇 CÓMO MOVER UNA RESERVA A OTRA MESA Si quieres mover un cliente de una mesa a otra, sólo tienes que seleccionar la mesa asignada a la que quieres mover la reserva. ⚠️ El sistema permitirá cambiar la asignación de la mesa solo si la mesa a la que deseas mover la reserva no está ocupada o no tiene reservas programadas. COLORES DE LA MESA Los colores asociados a una mesa indican el estado de la mesa con respecto a las reservas. Gracias por visitar a la Community de OctoTable 🐙 00¡Todo lo que tienes que saber con respecto al Planning Octotable!
En este artículo encontrarás información útil acerca del Planning. El Planning Octotable te da una visión completa de la situación de tu restaurante. Para acceder al Planning, dale a Calendario > Planning para controlar los turnos, los asientos disponibles, la sala, mesas y reservas recibidas. Vamos a verlo todo más de cerca: para ver una fecha específica, dale al calendario 📆, y selecciona la fecha o mueve la barra de abajo dale al turno o a la sala que quieras revisar a la izquierda verás las mesas de esa sala y la capacidad en términos de asientos de cada mesa Dándole a la tabla del planning, podrás: insertar una nueva reserva (haz clic aquí para el artículo) cerrar la disponibilidad eligiendo la opción fuera de servicio (haz clic aquí para el artículo) Vamos a ver ahora cómo visualizarás la reserva en el planning y qué podrás hacer: verás la etiqueta de la reserva que cubre el espacio de la duración media seleccionada en la sección Configuración > Configuración General ❗ No te olvides - si la duración media cambia con respecto al turno, tendrás que especificarlo en la sección Calendario > lápiz verde✏️ al lado del turno a editar (haz clic aquí para más información sobre los turnos) si hay dos reservas sobrepuestas, el color será más oscuro para re-asignar una reserva, dale a la reserva y mantén presionado el botón del ratón. Arrastra la reserva hacia la nueva mesa haz doble clic en la reserva y accede al detalle de la misma Gracias por visitar la Comunidad Octotable! 👨🏻🍳 ¡Hasta pronto! 00
