In questa sezione troverai i modi per creare, gestire e consultare le prenotazioni con OctoTable 📅 ⌚️
Come attivare e gestire il sistema di Preordine
L'articolo spiega come attivare e gestire il sistema di preordine su OctoTable, permettendo ai tuoi clienti di scegliere e ordinare i piatti in anticipo al momento della prenotazione. ⚠️ Se vuoi includere nel tuo abbonamento la funzione del Preordine dovrai acquistare un piano DigiMenu, Premium o EVO in Abbonamento > Versione ⚠️ 📍 Configurare il preordine Dal menù di sinistra, clicca su Configurazione > Servizi e orari, poi crea un nuovo servizio o modificane uno già esistente. Una volta nella pagina di configurazione del servizio, nella sezione Ordinazioni, potrai decidere se: Permettere il preordine in fase di prenotazione: attivando questa opzione, i clienti potranno ordinare i piatti direttamente durante la prenotazione online. Richiedere il pagamento anticipato del preordine: se attivi questa opzione, il cliente dovrà pagare subito tramite carta di credito (richiede integrazione con Stripe). Scegli le impostazioni che meglio si adattano al tuo servizio e alla tua strategia di vendita. Se vuoi garantirti un flusso di cassa prevedibile e ridurre i no-show, il pagamento anticipato è la soluzione ideale. 👤 Cosa vede il cliente quando prenota Al momento della prenotazione, il cliente potrà decidere se selezionare uno dei tuoi menù disponibili e procedere con il preordine, oppure se selezionare Ordina più tardi per ordinare direttamente al tavolo. 📌 Nota bene: il preordine può essere effettuato solo per prenotazioni per il giorno stesso, non per giorni successivi. Se sceglie di preordinare, il cliente viene indirizzato al menù digitale. Qui può: Sfogliare i piatti disponibili per quel servizio Cliccare su Aggiungi all'ordine per ogni piatto desiderato Visualizzare il carrello con il riepilogo completo dell'ordine Solo dopo aver confermato di voler procedere all'ordine, il cliente completerà la prenotazione compilando i campi richiesti (nome, email, telefono, numero di ospiti, eventuali richieste speciali). In questo modo, il cliente gestisce prenotazione e ordine in un'unica esperienza fluida e veloce. 💳 Richiedi il pagamento anticipato del preordine ⚠️ Attenzione: per rendere disponibile il pagamento online, devi configurare un account Stripe. Vai in Funzionalità avanzate > Acconti/Incassi e configura il tuo metodo di pagamento. In Configurazione > Servizi e orari attiva l'opzione Richiedi il pagamento anticipato del preordine. Il cliente dopo aver scelto i piatti e completato la prenotazione potrà accedere a Dettaglio prenotazione. Nella sezione Pagamento, il cliente avrà la possibilità di inserire i dati della carta di credito e pagare immediatamente. In questo modo riceverai i soldi tramite il tuo account Stripe. Se il cliente preferisce non pagare subito e aspettare di pagare in struttura, la prenotazione verrà registrata sulla tua Dashboard con lo stato Da pagare. In questo caso, sarai tu a gestire il pagamento insieme all'ordine accedendo a Dettaglio ordine dalla prenotazione. Da qui potrai registrare manualmente il pagamento una volta ricevuto in struttura e registrare informazioni relative al metodo di pagamento utilizzato. Vuoi scoprire come si gestiscono gli ordini su OctoTable? Leggi quest'altro articolo Grazie per aver consultato la Community di OctoTable! 😊 00Dove trovo l'elenco delle prenotazioni su Octotable?
L’articolo spiega dove visualizzare e gestire tutte le prenotazioni del tuo ristorante su Octotable: dalla Dashboard principale, dal Planning, dalla sezione dedicata nel menu e direttamente dalla Mappa. Su Octotable puoi visualizzare l'elenco delle prenotazioni in diverse sezioni della piattaforma e con modalità differenti, in base alle tue esigenze di gestione. Scopriamo insieme tutte le opzioni disponibili. 📋 Dashboard - Lista delle prenotazioni Ogni volta che accedi al tuo account Octotable, la Dashboard ti mostra automaticamente tutte le prenotazioni di oggi. Questa è la visualizzazione principale per gestire le prenotazioni in modo rapido ed efficace. Ogni prenotazione è organizzata in modo intuitivo e completo. Sull’elenco potrai visualizzare: Nome e cognome del cliente Canale di prenotazione: capisci rapidamente se la prenotazione è stata inserita manualmente come walk-in, è stata ricevuta dalla pagina di prenotazione o da Google Annotazioni o richieste speciali Orario della prenotazione Numero di persone Tavoli assegnati Sala e servizio Recapiti del cliente: email e numero di telefono Infine trovi i pulsanti di azione e lo stato della prenotazione: Pulsante rosso o azzurro per effettuare il check-in o check-out del cliente Pulsante viola per gestire le prenotazioni in Lista d'attesa Pulsante verde per modificare la prenotazione 📌 Nota bene: Se il cliente è in ritardo, la prenotazione cambierà colore in arancione e apparirà un'icona di avviso. A quel punto, potrai segnalare il cliente come no show e il sistema procederà automaticamente alla cancellazione della prenotazione. Se vuoi filtrare la visualizzazione delle tue prenotazioni, utilizza la barra in alto: Nella parte inferiore destra della schermata troverai il totale delle prenotazioni, dei tavoli e del numero di persone in base ai filtri selezionati. Nella parte inferiore sinistra puoi: Esportare le prenotazioni in un file Excel Stampare l'elenco delle prenotazioni direttamente 📅 Planning - Visualizzazione a calendario Per una visione più ampia delle prenotazioni nel tempo, puoi utilizzare il Planning. Ci sono diversi modi per accedervi: vai su Calendario > Planning, oppure clicca sull’icona del Planning posta in alto. Anche nel Planning potrai filtrare le prenotazioni per giorno, servizio e sala, visualizzando le prenotazioni direttamente sul calendario. 📁 Sezione Lista prenotazioni Per avere accesso immediato all’elenco delle tue prenotazioni, vai alla sezione Lista prenotazioni dal menu a sinistra. Qui, potrai visualizzare la schermata con tutti i dettagli necessari e potrai gestire le tue prenotazioni. 🗺️ Visualizzazione dalla Mappa Le prenotazioni sono visualizzabili anche direttamente dalla Mappa delle sale del tuo ristorante. Questa modalità ti permette di avere una visione immediata della disposizione fisica dei tavoli e delle prenotazioni associate. Ci sono diversi modi per accedervi: vai su Calendario > Mappa, oppure clicca sull’icona della Mappa posta in alto. Ricorda di selezionare dai filtri in alto il servizio e la sala di tuo interesse. Dai filtri a sinistra, invece, potrai scegliere di vedere i clienti con prenotazioni in attesa, quelli in arrivo, arrivati e partiti dal tuo ristorante. Dalla Mappa puoi: Vedere in tempo reale quali tavoli sono prenotati e in quale fascia oraria Assegnare rapidamente i tavoli alle prenotazioni Visualizzare lo stato di ogni tavolo: libero, occupato, prenotato, assegnato a prenotazione in attesa Gestire i tavoli raggruppati per prenotazioni numerose Effettuare check-in e check-out direttamente dalla vista tavolo Gestire le prenotazioni in attesa Questa visualizzazione è particolarmente utile durante il servizio per gestire al meglio il flusso dei clienti e ottimizzare l'occupazione delle sale. Leggi l’articolo completo per scoprire come consultare lo storico delle modifiche delle tue prenotazioni 👇 Grazie per aver consultato la Community di Octotable! 😊 00Come utilizzare check-in e check-out per gestire le tue disponibilità
L'articolo spiega come utilizzare le funzionalità di check-in e check-out di Octotable per registrare l'arrivo e la partenza dei clienti, liberando i tavoli prima della durata media del pasto prevista e rendendo nuovamente disponibili gli slot sulla pagina di prenotazione e su Prenota con Google. 🎯 Perché utilizzare il check-in e check-out Se un cliente lascia il locale prima della durata media prevista del pasto, il tavolo può essere liberato anticipatamente tramite le funzioni di check-in e check-out e reso subito disponibile per nuove prenotazioni sulla pagina di prenotazione e su Prenota con Google. ✅ Come effettuare il check-in del cliente Per effettuare il check-in del cliente quando arriva al tuo locale, puoi accedere a diverse sezioni di Octotable: Dashboard Lista prenotazioni Mappa Planning Leggi l’articolo completo per conoscere tutte le modalità di visualizzazione della tua lista prenotazioni 👇 Per registrare l'arrivo del cliente da Dashboard o Lista prenotazioni clicca semplicemente sul tasto rosso che trovi a destra della prenotazione. Quando registrerai il cliente come Arrivato, il tasto diventerà blu, così saprai che il check-in è stato effettuato correttamente. Per segnare il check-in di un cliente dalla mappa, clicca sull’icona rossa accanto al nome della prenotazione. La prenotazione verrà automaticamente passata nella sezione Arrivati. Infine, dal Planning, dovrai cliccare sulla prenotazione che visualizzi sul calendario e cliccare su “Vai a tutti i dettagli” nella finestra Modifica prenotazione. A quel punto visualizzerai la sezione Accettazione, dove potrai compilare i campi relativi all’ora di arrivo e di partenza del cliente. 🚪 Come effettuare il check-out del cliente Per eseguire il check-out del cliente dovrai seguire lo stesso procedimento utilizzato per il check-in. Effettuando il check-out del cliente, libererai il suo tavolo, che tornerà immediatamente prenotabile online. Per farlo, clicca sull'icona blu visibile accanto alla prenotazione. Una volta completato il check-out, visualizzerai la dicitura "Annulla check-out", che ti conferma che la partenza è stata registrata correttamente. Dalla mappa, effettuerai il check-out cliccando sul tasto blu. A quel punto la prenotazione si sposterà nella sezione Partiti. Infine, dal Planning, visualizzando i dettagli della prenotazione potrai compilare il campo relativo all’ora di partenza del cliente. 📌Nota bene Il tavolo del cliente per il quale effettui il check-out in questione tornerà prenotabile prima della fine del tempo impostato in Configurazione > Servizi e orari > Modifica > Durata della prenotazione. In questo modo il tavolo tornerà prenotabile online. Se vuoi scoprire come bloccare la disponibilità sulla pagina di prenotazione online, leggi l’articolo completo 👇 Grazie per aver consultato la Community di Octotable! 😊 00Annotazioni e Richieste Speciali
L'articolo spiega come abilitare e utilizzare le richieste speciali da parte dei clienti e le annotazioni dello staff per personalizzare il servizio e migliorare l'esperienza di prenotazione. ⚠️ Se vuoi includere nel tuo abbonamento la funzione di Richieste speciali dovrai acquistare un piano DigiMenu, Premium o EVO in Abbonamento > Versione.⚠️ 💬 Annotazioni dello staff alle prenotazioni Le annotazioni sono note interne che tu o il tuo staff potete aggiungere a qualsiasi prenotazione per comunicare informazioni importanti al team. Quando crei una prenotazione walk-in dalla Dashboard, puoi aggiungere le annotazioni direttamente nel campo apposito durante la creazione. Per aggiungere invece un'annotazione a una prenotazione effettuata online entra in modifica prenotazione e inserisci le annotazioni che vuoi rendere disponibili al tuo staff. Le annotazioni scritte dallo staff vengono visualizzate in Dashboard con il colore blu, distinguendole chiaramente dalle richieste speciali dei clienti. 📝 Richieste speciali dalla pagina di prenotazione Le richieste speciali permettono ai tuoi clienti di comunicare esigenze particolari direttamente durante il processo di prenotazione online, come allergie, intolleranze, preferenze sul tavolo o occasioni speciali da festeggiare. Per abilitare le richieste speciali, vai in Configurazione > Pagina di prenotazione e attiva la sezione Richieste speciali. Puoi anche cambiare il nome della sezione, tradurlo in altre lingue e rendere il campo obbligatorio. Le richieste speciali inviate dai clienti vengono visualizzate nella tua Dashboard con un'indicazione in colore rosso, facilitandone l'identificazione immediata e permettendoti di preparare al meglio il servizio. 👉🏻 Clicca qui per saperne di più su come configurare la pagina di prenotazione. Grazie per aver consultato la Community di Octotable! 😊 00Storico delle modifiche alle prenotazioni
Questo articolo spiega come accedere allo Storico delle modifiche delle prenotazioni per tenere traccia di tutte le modifiche effettuate da te o dal tuo staff, con informazioni su data, ora, utente e tipo di modifica. ✏️ Come effettuare una modifica su una prenotazione Per modificare una prenotazione già esistente, segui questi passaggi: Clicca sul tasto verde Modifica in corrispondenza della prenotazione che vuoi modificare Effettua le modifiche che ti interessano nella sezione Modifica Prenotazione Clicca su Vai a tutti i dettagli per modificare ulteriori elementi Clicca su Modifica prenotazione in basso per salvare le modifiche. 🔍 Come visualizzare lo Storico delle modifiche Dopo aver salvato la modifica, ogni volta che accederai a Vai a tutti i dettagli potrai visualizzare la sezione Storico delle modifiche che apparirà automaticamente. Lo Storico delle modifiche registra ogni singola modifica apportata alla prenotazione, fornendoti le seguenti informazioni: Data e ora della modifica Nome dell'utente che ha effettuato la modifica Tipo di modifica apportata (ad esempio: cambio orario, cambio numero ospiti, modifica tavolo, cambio stato) In questo modo potrai tenere maggiormente sotto controllo le prenotazioni del tuo locale, sapendo sempre quando, da chi e che tipo di modifica è stata effettuata. 📌 Nota bene Lo Storico delle modifiche diventa visibile solo dopo aver salvato almeno una modifica alla prenotazione. Se non hai mai modificato una prenotazione, la sezione Storico delle modifiche non sarà visualizzabile. 📊 Come visualizzare le Ultime modifiche delle prenotazioni dalla Dashboard Dalla Dashboard troverai una sezione dedicata che mostra le Ultime modifiche di tutte le prenotazioni, permettendoti di monitorare in tempo reale l'attività del tuo staff e le variazioni alle prenotazioni. Leggi l’articolo completo per scoprire dove puoi visualizzare e modificare le tue prenotazioni 👇 Grazie per aver consultato la Community di Octotable! 😊 00
