Dans cette section, vous trouverez les moyens pour créer, gérer et consulter les réservations avec OctoTable 📅 ⌚️
Comment activer et gérer le système de Précommande
Cet article explique comment activer et gérer le système de précommande sur OctoTable, permettant à vos clients de choisir et commander des plats à l'avance au moment de la réservation. ⚠️ Si vous souhaitez inclure la fonctionnalité de Précommande dans votre abonnement, vous devrez souscrire un plan DigiMenu, Premium ou EVO dans Abonnement > Version ⚠️ 📍 Configurer la précommande Depuis le menu de gauche, cliquez sur Configuration > Horaires de service, puis créez un nouveau service ou modifiez-en un existant. Une fois sur la page de configuration du service, dans la section Commandes, vous pourrez décider si : Autoriser la précommande lors de la réservation : en activant cette option, les clients pourront commander les plats directement lors de la réservation en ligne. Demander le paiement anticipé de la précommande : si vous activez cette option, le client devra payer immédiatement par carte de crédit (nécessite l'intégration avec Stripe). Choisissez les paramètres qui correspondent le mieux à votre service et à votre stratégie de vente. Si vous souhaitez garantir un flux de trésorerie prévisible et réduire les no-shows, le paiement anticipé est la solution idéale. 👤 Ce que voit le client lors de la réservation Au moment de la réservation, le client pourra décider de sélectionner l'un de vos menus disponibles et de procéder à la précommande, ou de sélectionner Commander plus tard pour commander directement à table. 📌 Attention : la précommande ne peut être effectuée que pour les réservations du jour même, pas pour les jours suivants. S'il choisit de précommander, le client est dirigé vers le menu numérique. Ici, il peut : Parcourir les plats disponibles pour ce service Cliquer sur Ajouter à la commande pour chaque plat souhaité Visualiser le panier avec le récapitulatif complet de la commande Ce n'est qu'après avoir confirmé vouloir procéder à la commande que le client complètera la réservation en remplissant les champs requis (nom, email, téléphone, nombre de convives, éventuelles demandes spéciales). De cette manière, le client gère la réservation et la commande dans une seule expérience fluide et rapide. 💳 Demander le paiement anticipé de la précommande ⚠️ Attention : pour rendre le paiement en ligne disponible, vous devez configurer un compte Stripe. Allez dans Fonctionnalités avancées > Arrjes/Paiements et saisissez les données de votre compte Stripe. Dans Configuration > Services et horaires activez l'option Demander le paiement anticipé de la précommande. Après avoir choisi les plats et complété la réservation, le client pourra accéder aux Détails de la réservation. Dans la section Paiement, le client aura la possibilité de saisir les données de sa carte de crédit et de payer immédiatement. Ainsi, vous recevrez l'argent via votre compte Stripe. Si le client préfère ne pas payer immédiatement et attendre de payer sur place, la réservation sera enregistrée sur votre Tableau de bord avec le statut À payer. Dans ce cas, vous gérerez le paiement avec la commande en accédant aux Détails de la commande depuis la réservation. De là, vous pourrez enregistrer manuellement le paiement une fois reçu sur place et enregistrer les informations relatives au mode de paiement utilisé. Vous voulez découvrir comment gérer les commandes sur OctoTable ? Lisez cet autre article 👇 Merci d'avoir consulté la communauté OctoTable ! 😊 00Où puis-je trouver la liste des réservations sur Octotable ?
Dans cet article, nous vous expliquons où visualiser et gérer toutes les réservations de votre restaurant sur Octotable : depuis le Tableau de bord principal, la vue Planning, la section dédiée dans le menu et directement depuis la carte. Sur Octotable, vous pouvez visualiser la liste des réservations dans différentes sections de la plateforme et avec différentes modalités, selon vos besoins de gestion. Découvrons ensemble toutes les options disponibles. 📋 Tableau de bord - Liste des réservations Chaque fois que vous accédez à votre compte Octotable, le Tableau de bord vous montre automatiquement toutes les réservations du jour. Il s'agit de la visualisation principale pour gérer les réservations de manière rapide et efficace. Chaque réservation est organisée de manière intuitive et complète. Sur la liste, vous pourrez visualiser : Nom et prénom du client Canal de réservation : comprenez rapidement si la réservation a été saisie manuellement comme walk-in, reçue depuis la page de réservation ou depuis Google Remarques ou demandes spéciales Horaire de la réservation Nombre de personnes Tables attribuées Salle et service Coordonnées du client : email et numéro de téléphone Enfin, vous trouverez les boutons d'action et le statut de la réservation : Bouton rouge ou bleu pour effectuer le check-in ou le check-out du client Bouton violet pour gérer les réservations en Liste d'attente Bouton vert pour modifier la réservation 📌 Notez bien : Si le client est en retard, la réservation changera de couleur en orange et une icône d'avertissement apparaîtra. À ce moment-là, vous pourrez signaler le client comme no show et le système procédera automatiquement à l'annulation de la réservation. Si vous souhaitez filtrer l’affichage de vos réservations, utilisez la barre supérieure: Dans la partie inférieure droite de l'écran, vous trouverez le total des réservations, des tables et du nombre de personnes en fonction des filtres sélectionnés. Dans la partie inférieure gauche, vous pouvez : Exporter les réservations dans un fichier Excel Imprimer directement la liste des réservations 📅 Planning - Visualisation en calendrier Pour une vision plus large des réservations dans le temps, vous pouvez utiliser le Planning. Il existe différentes manières d'y accéder : allez dans Calendrier > Planning, ou cliquez sur l'icône du Planning située en haut. Dans le Planning également, vous pourrez filtrer les réservations par jour, service et salle, en visualisant les réservations directement sur le calendrier. 📁 Section Liste des réservations Pour avoir un accès immédiat à la liste de vos réservations, allez dans la section Liste des réservations depuis le menu de gauche. Ici, vous pourrez visualiser l'écran avec tous les détails nécessaires et gérer vos réservations. 🗺️ Visualisation depuis le Plan Les réservations sont également visualisables directement depuis le Plan des salles de votre restaurant. Cette modalité vous permet d'avoir une vision immédiate de la disposition physique des tables et des réservations associées. Il existe différentes manières d'y accéder : allez dans Calendrier > Plan, ou cliquez sur l'icône du Plan située en haut. N'oubliez pas de sélectionner depuis les filtres en haut le service et la salle qui vous intéressent. Depuis les filtres à gauche, vous pourrez choisir de voir les clients avec des réservations en attente, ceux à venir, arrivés et partis de votre restaurant. Depuis le Plan, vous pouvez : Voir en temps réel quelles tables sont réservées et dans quelle tranche horaire Attribuer rapidement les tables aux réservations Visualiser le statut de chaque table : libre, occupée, réservée, attribuée à une réservation en attente Gérer les tables regroupées pour les réservations nombreuses Effectuer le check-in et le check-out directement depuis la vue table Gérer les réservations en attente Cette visualisation est particulièrement utile pendant le service pour mieux gérer le flux des clients et optimiser l'occupation des salles. Lisez l'article complet pour découvrir comment consulter l'historique des modifications de vos réservations 👇 Merci d'avoir consulté la communauté Octotable ! 😊 10Comment utiliser le check-in et le check-out pour gérer vos disponibilités
Cet article explique comment utiliser les fonctionnalités de check-in et check-out d'Octotable pour enregistrer l'arrivée et le départ des clients, libérer les tables avant la durée moyenne du repas prévue et rendre à nouveau disponibles les créneaux sur la page de réservation et sur Réserver avec Google. 🎯 Pourquoi utiliser le check-in et le check-out Si un client reste dans votre établissement moins longtemps que la durée moyenne du repas prévue, vous pouvez libérer sa table à l'avance et permettre à d'autres clients de réserver cette table spécifique. Les fonctions de check-in et check-out vous permettent de mettre à jour en temps réel la disponibilité des tables sur la page de réservation et sur Réserver avec Google. ✅ Comment effectuer le check-in d'un client Pour effectuer le check-in d'un client lorsqu'il arrive dans votre établissement, vous pouvez accéder à différentes sections d'Octotable : Tableau de bord Liste des réservations Carte Planning Lisez l'article complet pour connaître tous les modes d'affichage de votre liste de réservations 👇 Pour enregistrer l'arrivée du client depuis le Tableau de bord ou la Liste des réservations, cliquez simplement sur le bouton rouge à droite de la réservation. Lorsque vous enregistrerez le client À venir, le bouton deviendra bleu, vous saurez ainsi que le check-in a été effectué correctement. Pour marquer le check-in d'un client depuis le plan, cliquez sur l'icône rouge à côté du nom de la réservation. La réservation sera automatiquement déplacée dans la section Assis. Enfin, depuis le Planning, vous devrez cliquer sur la réservation affichée sur le calendrier et cliquer sur "Aller à tous les détails" dans la fenêtre Modifier la réservation. À ce moment-là, vous verrez la section Acceptation, où vous pourrez remplir les champs relatifs à l'heure d'arrivée et de départ du client. 🚪 Comment effectuer le check-out d'un client Pour effectuer le check-out d'un client, vous devrez suivre la même procédure que pour le check-in. En effectuant le check-out du client, vous libérerez sa table, qui redeviendra immédiatement disponible pour la réservation en ligne. Pour ce faire, cliquez sur l'icône bleue visible à côté de la réservation. Une fois le check-out terminé, vous verrez le texte "Annuler check-out", qui confirme que le départ a été enregistré correctement. Depuis le Plan, vous effectuerez le check-out en cliquant sur le bouton bleu. À ce moment-là, la réservation se déplacera dans la section Partis. Enfin, depuis le Planning, en affichant les détails de la réservation, vous pourrez remplir le champ relatif à l'heure de départ du client. 📌 À noter La table du client pour lequel vous effectuez le check-out redeviendra disponible avant la fin du temps défini dans Configuration > Horaires de service > Modifier > Durée de la réservation. De cette façon, la table redeviendra disponible pour la réservation en ligne. Si vous souhaitez découvrir comment bloquer la disponibilité sur la page de réservation en ligne, lisez l'article complet 👇 Merci d'avoir consulté la communauté Octotable ! 😊 00Remarques et Demandes Spéciales
Cet article explique comment activer et utiliser les demandes spéciales des clients et les remarques du personnel pour personnaliser le service et améliorer l'expérience de réservation. ⚠️ Si vous souhaitez inclure la fonctionnalité de Demandes spéciales dans votre abonnement, vous devrez souscrire un plan DigiMenu, Premium ou EVO dans Abonnement > Version ⚠️ 💬 Annotations du personnel sur les réservations Les annotations sont des notes internes que vous ou votre personnel pouvez ajouter à n'importe quelle réservation pour communiquer des informations importantes à l'équipe. Lorsque vous créez une réservation walk-in depuis le Dashboard, vous pouvez ajouter des annotations directement dans le champ dédié lors de la création. Pour ajouter une annotation à une réservation effectuée en ligne, accédez à modifier réservation et insérez les annotations que vous souhaitez rendre disponibles à votre personnel. Les annotations rédigées par le personnel sont affichées dans le Dashboard avec la couleur bleue, les distinguant clairement des demandes spéciales des clients. 📝 Demandes spéciales depuis la page de réservation Les demandes spéciales permettent à vos clients de communiquer des besoins particuliers directement pendant le processus de réservation en ligne, tels que les allergies, les intolérances, les préférences de table ou les occasions spéciales à célébrer. Pour activer les demandes spéciales, allez dans Configuration > Page de réservation et activez la section Demandes spéciales. Vous pouvez également modifier le nom de la section, le traduire dans d’autres langues et rendre le champ obligatoire. Les demandes spéciales envoyées par les clients sont affichées dans votre Dashboard avec une indication de couleur rouge, facilitant leur identification immédiate et vous permettant de préparer le service de la meilleure façon. 👉🏻 Cliquez ici pour en savoir plus sur comment configurer la page de réservation. Merci d'avoir consulté la communauté Octotable ! 😊 00Historique des modifications de réservation
Cet article explique comment accéder à l'Historique des modifications des réservations pour suivre toutes les modifications effectuées par vous ou votre personnel, avec des informations sur la date, l'heure, l'utilisateur et le type de modification. ✏️ Comment effectuer une modification sur une réservation Pour modifier une réservation existante, suivez ces étapes : Cliquez sur le bouton vert Modifier à côté de la réservation que vous souhaitez modifier Effectuez les modifications qui vous intéressent dans la section Modifier la réservation Cliquez sur Aller à tous les détails pour modifier des éléments supplémentaires Cliquez sur Modifier la réservation en bas pour enregistrer les modifications. 🔍 Comment consulter l'Historique des modifications Après avoir enregistré la modification, chaque fois que vous accéderez à Aller à tous les détails, vous pourrez visualiser la section Historique des modifications qui apparaîtra automatiquement. L'Historique des modifications enregistre chaque modification apportée à la réservation, en vous fournissant les informations suivantes : Date et heure de la modification Nom de l'utilisateur qui a effectué la modification Type de modification apporté (par exemple : changement d'horaire, changement du nombre de convives, modification de table, changement de statut) De cette façon, vous pourrez garder un meilleur contrôle sur les réservations de votre établissement, en sachant toujours quand, par qui et quel type de modification a été effectué. 📌 Remarque L'Historique des modifications devient visible uniquement après avoir enregistré au moins une modification de la réservation. Si vous n'avez jamais modifié de réservation, la section Historique des modifications ne sera pas visible. 📊 Comment consulter l'Historique des modifications de toutes les réservations depuis le Tableau de bord Depuis le Tableau de bord, vous trouverez une section dédiée affichant les Dernières modifications de toutes les réservations, vous permettant de suivre en temps réel l’activité de votre personnel ainsi que les changements apportés aux réservations. Lisez l'article complet pour savoir où vous pouvez consulter et modifier vos réservations 👇 Merci d'avoir consulté la communauté Octotable ! 😊 00
