Lee los artículos para saber cuál es la mejor forma de gestionar tus servicios y para que tus clientes sepan cómo y cuándo pueden reservar 🔍
¿Cómo funciona la Lista de Espera?
El artículo explica cómo funciona la Lista de espera de Octotable, que permite gestionar las solicitudes de reserva sin confirmarlas automáticamente hasta que el restaurante las apruebe, o para recopilar solicitudes cuando el salón está lleno. Si está activada, la función envía notificaciones por email, SMS o WhatsApp, así los clientes siempre saben si su reserva está en espera o confirmada. Todo se gestiona fácilmente desde el panel de control o la app. ⚠️ Si quieres incluir en tu suscripción la función de la Lista de espera deberás comprar un plan EVO en Suscripción > Versión ⚠️ Con OctoTable puedes activar dos tipos de Lista de espera: Lista de espera para solicitudes de reserva: haz que las reservas recibidas no se confirmen automáticamente, sino que se coloquen en una lista de espera. Serás tú quien confirme la reserva. También puedes elegir aplicar la lista de espera solo a las reservas que superen un determinado número de personas. Lista de espera para disponibilidad agotada: puedes decidir activar la lista de espera solo cuando el salón esté completo. En cuanto tengas una mesa libre de nuevo, el cliente será informado y podrá confirmar o cancelar la reserva. ¡Veamos en detalle cómo funcionan estas dos opciones! 🕐 Lista de espera para solicitudes de reserva Si no quieres recibir las reservas inmediatamente confirmadas puedes modificar en cada servicio el tipo de confirmación. Ve a Configuración > Horarios de servicios, haz clic en el lápiz verde de modificación ✏️ correspondiente al servicio que quieres actualizar, y cambia el tipo de confirmación de Confirmación Inmediata a Lista de espera. 📌 Nota: Puedes decidir confirmar automáticamente solamente las reservas de pocas personas y aceptar solo después de tu verificación las reservas a partir de un determinado número de cubiertos. En este caso el Tipo de confirmación debe permanecer en Confirmación Inmediata para habilitar la opción Lista de espera automática para grupos y configurar el valor ¿A partir de cuántos comensales decides activar la lista de espera?. Por ejemplo, configurando 4 como valor, si reserva un grupo de 4 o más personas puedes automáticamente ponerlo en lista de espera; solo después de tu aceptación la reserva será confirmada (para evitar no-shows de muchas mesas en tu restaurante). Una reserva de 3 personas o inferior será directamente confirmada. El cliente, después de haber enviado la solicitud de reserva, leerá un aviso en la página de reserva que le señalará que será el restaurante quien confirme por mail o SMS a los contactos proporcionados. En cuanto recibas la reserva en Octotable encontrarás la notificación al lado del ícono con el reloj 🕑, haciendo clic encima encuentras la lista de las reservas en lista de espera. O alternativamente podrás gestionar la lista de espera directamente desde el Tablero o la App de OctoTable, haciendo clic en el botón morado ⌛ Gestionar: En este punto podrás controlar y confirmar solo cuando estés seguro de tener disponibilidad. 🚫Rechazar reserva: haciendo clic en este botón rechazarás la reserva del cliente ✅Confirmar reserva: haciendo clic en el botón verde, confirmas automáticamente la reserva sin que el cliente tenga que darte la reconfirmación. ⏰Aceptar reserva: haciendo clic en este botón el cliente recibirá un mensaje automático y deberá confirmarte la reserva dentro del tiempo límite configurado en Configuración > Configuración general > Lista de espera Habiendo incluido en la suscripción EVO los paquetes de Plantillas personalizables para email y SMS y WhatsApp automático, cada vez que recibas una solicitud de reserva puedes decidir activar o desactivar email, SMS o mensajes de WhatsApp para informar al cliente sobre el estado de la reserva. Ve a Configuración > Confirmaciones y recordatorios y, después de haber seleccionado la plantilla de tu interés, configura la plantilla como en la foto. Si quieres tener más información sobre las plantillas automáticas 👇 👥 Lista de espera para todo agotado La segunda opción de la lista de espera te permite activar esta función solo cuando la sala está completa, pero quieres seguir recibiendo solicitudes de reserva de los clientes. En cuanto se libere una o varias mesas, podrás gestionar estas solicitudes manualmente según tu disponibilidad. Accede a la sección Configuración > Salas/Áreas/Mesas y haz clic en el lápiz correspondiente al salón en el que quieres activar la Lista de espera. En el apartado En caso de agotarse las Disponibilidad elige En espera y haz clic en guardar al final de la página. ⚠️ Ejecuta esta operación en todas las salas en los que quieras que esté activa la lista de espera para todo agotado. Encontrarás la reserva en la lista de reservas o haciendo clic en el símbolo con el reloj en la parte superior derecha. Cuando tengas una mesa libre de nuevo podrás Aceptar la reserva del cliente haciendo clic en el botón azul, el cual tendrá tiempo para confirmar o no la reserva. ⚠️Recuerda configurar un límite de tiempo dentro del cual el cliente deberá hacerte saber si pretende confirmar o no la reserva en Configuración > Configuraciones generales > Lista de espera. Cuando la reserva resulte vencida puedes configurar otro envío email/SMS automático y luego cancelar manualmente las reservas vencidas. Este flujo de comunicación será posible a través de los mensajes automáticos disponibles en la sección Configuración > Confirmaciones y recordatorios. Finalmente recuerda que también las reservas que tomas manualmente pueden ser insertadas en lista de espera. Haz clic en el botón rápido Nueva reserva en la parte superior derecha y después de haber insertado los datos del cliente márcala como Lista de espera, en la parte inferior derecha. Una vez que hayas hecho clic en Walk-in la reserva seguirá el mismo procedimiento que te hemos mostrado antes. ¿Quieres activar la función de la lista de espera también para Reserva con Google? Lee el artículo completo 👇 ¡Gracias por haber consultado la Comunidad de Octotable! 😊 00¡Configura los servicios de tu restaurante!
El artículo explica cómo puedes crear y configurar los servicios de tu restaurante, asignando nombre y título, modalidad de reserva y menús asociados. Describe cómo definir disponibilidad, límites de comensales y reglas de reserva. Finalmente, explica cómo activar el servicio reserva con Google. Dale a la entrada Configuración > Servicios del menú de la izquierda, luego a + Añadir. 🔷 La sección Detalles del servicio En la sección Detalles del servicio, puedes: Dar un nombre a tu servicio: este nombre será visible para ti y tus colaboradores. Insertar el título del servicio y traducirlo automáticamente haciendo clic en “Traducir automáticamente los idiomas que faltan con Google Translate”: esto será lo que verá el cliente en la página de reserva. Configurar la modalidad de reserva deseada para este servicio. Por ejemplo, puedes decidir hacer disponible el servicio Almuerzo solo para el Para llevar, o el servicio Cena solo en Sala. Dependiendo de los servicios que ofrezca tu restaurante, haz clic aquí en Para llevar o en Delivery para descubrir cómo activarlos. También es posible poner a disposición todas las modalidades de reserva. Elegir el menú digital asociado a este servicio: de esta manera, cuando el cliente se siente en la mesa y escanee el Código QR del menú digital, verá los platos del menú que hayas seleccionado. Por ejemplo, si tienes un menú aperitivo distinto al menú cena, puedes crear dos menús diferentes y asociarlos a los respectivos servicios (aperitivo 17:00-19:00, cena 19:00-22:00). De este modo, el cliente que se siente a la mesa y escanee el menú entre las 17 y las 19 verá solo el menú aperitivo y viceversa. Haz clic aquí para descubrir cómo crear diferentes menús. Aplicar un porcentaje de descuento para el servicio: este se mostrará al cliente en la página de reserva. 🔷 La sección Intervalo disponibilidades En la sección Intervalo disponibilidades puedes: Indicar la hora de inicio y de fin del servicio. Establecer en qué días de la semana estará activo el servicio. Limitar el servicio a un período específico y hacerlo válido solo para algunos períodos del año. Limitar el número de asientos reservables: una vez activada esta opción, se abrirá una pestaña donde podrás decidir si limitar el número de comensales por franja horaria o por servicio completo. Haz clic aquí para leer el artículo sobre cómo limitar el número de asientos. Deshabilitar reservas online: eligiendo SÍ, bloquearás la posibilidad de reservar online en tu página de reserva de OctoTable hasta que las reactives poniendo en NO. 🔷 La sección Configuración de la reserva Configura después los Configuración de la reserva en la sección correspondiente, en la cual podrás: Indicar qué horarios mostrar al cliente en el formulario de reserva. Configurar la duración de la reserva. ⚠️ La duración media de la comida es un dato fundamental, permite hacer entender al sistema cuándo una mesa estará nuevamente disponible. Por ejemplo: el cliente reserva una mesa a las 19:00, si configuro la duración media de la comida en 1 hora, el sistema hará que esa mesa esté nuevamente reservable a las 20:00. Si en cambio configuro una duración media de 2 horas, la mesa estará nuevamente reservable a las 21:00. ⚠️ Cerrar las reservas online antes del inicio del servicio: esta opción permite decidir cuándo se desea bloquear la posibilidad para los clientes de hacer una reserva online. Configurar la opción Recibe reservas hasta: puedes indicar las horas de antelación respecto a las cuales permitir a los clientes reservar. Por ejemplo: si configuro 2 horas antes de la llegada del cliente, el cliente que reserve a las 18:00 no podrá reservar para las 19:00, sino que deberá reservar la mesa a partir de las 20:00. Indicar el número máximo de días de antelación con los que será posible para el cliente final realizar una reserva. Indicar el tipo de confirmación: Confirmación inmediata: el cliente recibe inmediatamente la confirmación de la reserva. Lista de espera: el cliente es añadido a una lista de espera y serás tú quien deba aceptar cada reserva individualmente. Haz clic aquí para obtener más información sobre la lista de espera. Configurar la lista de espera automática para los grupos. 👉 Haz clic en el signo de interrogación ❓ en la parte superior derecha para entender qué hacer en cada sección. 🔷 La sección Enlaces externos Al final de la página encontrarás la sección en la cual enviar el servicio a Reserva con Google. Lee el artículo para saber más sobre la integración entre Google y OctoTable👇 🔷 La sección Salas/Áreas/Mesas En la sección Salas/Áreas/Mesas: Decide si vincular el servicio a una o más salas de tu restaurante. Permitir al cliente elegir la sala: si activas esta opción y tienes más salas asociadas al servicio, el cliente tendrá la posibilidad de leer la descripción de la sala y elegirla. Elegir mostrar las salas llenas o no. 🔷 La sección Pedidos En la sección Pedidos, decide si: Permitir el preorden en la fase de reserva: puedes hacer que en el momento en que el cliente reserve la mesa ya pueda enviar el pedido de un menú específico. Haz clic aquí para saber más sobre cómo gestionar los pedidos online. Permitir hacer pedidos mediante el código QR de la mesa: activando esta función, el cliente puede pedir directamente desde su teléfono cuando escanee el código QR asociado a su mesa. Enviar automáticamente los pedidos de los clientes a la cocina. Configurar campos obligatorios que el cliente deba completar para poder proceder con el pedido. 🔷 La sección Depósito de reserva En la sección Depósito de reserva, decide si solicitar un anticipo. En particular, podrás elegir: El número de invitados por reserva a partir del cual solicitar el anticipo. El monto a pagar immediatamente. Si el monto señalado debe entenderse por persona o en total. La descripción: puedes usar esta ventana para insertar el mensaje que quieras que el cliente visualice cuando se le solicite el anticipo. 🔷 La sección Tarjeta de crédito en garantía En el recuadro Tarjeta de crédito en garantía decide si configurar esta función. En particular decide: El número de invitados por reserva a partir del cual solicitar la tarjeta de crédito. El importe de la sanción por persona. La descripción: puedes usar esta ventana para insertar el mensaje que quieras que el cliente visualice cuando se le pida la tarjeta como garantía. Para obtener más información sobre la opción Tarjeta de crédito en garantía, lee el artículo 👇 📌 Nota bien Para utilizar las funciones de Deposito de reserva y Tarjeta de crédito en garantía, recuerda activar los pagos online en Configuración Avanzada > Depósitos/Cobros y conectar tu cuenta Paypal y/o tu cuenta Stripe. Lee el artículo sobre cómo configurar Depósitos y Cobros 👇 🔷 La sección Imágenes del servicio Antes de guardar tu servicio, tienes la posibilidad de insertar las Imágenes del servicio. Las imágenes se mostrarán en la página de reserva en un carrusel de fotos referentes a tus servicios: 🔷 La sección Fondo de servicio Además, puedes personalizar aún más tus servicios añadiendo una foto de fondo de servicio específico, podrás añadir una foto para el tema claro y otra para el tema oscuro: Al hacer clic en el servicio en la página de reserva, cambiará entonces el fondo que, en lugar de ser el configurado en Configuración > Página de reserva, será el cargado en la sección Fondo de servicio. Para más información sobre cómo asociar un servicio a una sala precisa lee el artículo 👇 ¡Gracias por consultar la Comunidad de OctoTable!😊 00¿Quieres cerrar el local o impedir las reservas de una sala o mesa? ¡Utiliza Fuera de Servicio!
¿Tienes un evento programado en tu espacio y necesitas cerrar la disponibilidad de todas las salas? ¡Puedes hacerlo con la actualización Fuera de servicio! Accede a tu horario (Calendario > Planning) y haz clic en FUERA DE SERVICIO. Verás la siguiente pantalla dónde podrás: Pon SÍ para indicar al sistema que cierre el local (NO para reabrirlo). indica las fechas en las que quieres cerrar el local Selecciona el/los turno/s a cerrar y las salas Al hacer clic en la flecha al lado del cuadrado pequeño, puedes seleccionar las mesas individuales que deseas bloquear para cada Sala. Guardas y las salas de tu estructura, o toda la estructura, no estarán disponibles. También es posible activar el Fuera de Servicio para determinadas franjas horarias. Puedes decidir para qué franjas horarias activar el Fuera de Servicio haciendo clic primero en el servicio y luego en la franja horaria específica: un solo clic pone la franja horaria en rojo y determina así el Fuera de Servicio, un doble clic pone la franja horaria en verde y permite así las reservas en esa franja horaria. A continuación, se pueden cerrar salas o mesas específicas, por un día o por franjas horarias específicas. Las franjas horarias que aparecen son las configuradas en Servicios/Horarios de apertura > ¿Qué horarios quieres mostrar en el formulario de reservas? IMPORTANTE: Si notas que todas las horas aparecen en verde y no cambian de color al pulsar sobre ellas, significa que necesitas borrar la caché de la imagen. Para hacerlo, sigue estas instrucciones en el navegador que estés utilizando (Google Chrome, Safari, Microsoft Edge, etc.): ve a configuración y busca la opción "Cache". Haz clic en " Eliminar datos de navegación" y selecciona la opción "Imágenes y archivos almacenados". ATENCIÓN: El icono naranja sólo aparece si se selecciona una sala asociada a un determinado servicio. Si no seleccionas un servicio o una sala previamente asociadas en Servicios/Horarios de Apertura, el botón Fuera de Servicio no aparecerá. Al pulsar sobre el botón Fuera de Servicio, aparece la misma pantalla que en Planning. ¡Gracias por visitar la comunidad de Octotable! 👨🏻🍳 ¡Nos vemos pronto! 😊 00¿Cómo puedo bloquear las reservas de último momento?
Este artículo explica cómo configurar un límite horario para evitar reservas de último minuto, definiendo cuántas horas antes de la llegada los clientes pueden reservar. De esta manera garantizas una gestión más organizada del servicio y mejoras la experiencia tanto para ti como para tus huéspedes. ⚠️ Si quieres incluir las funcionalidades avanzadas (Usuario inteligente) en tu suscripción, deberás contratar un plan DigiMenu, Premium o EVO en Suscripción > Versión ⚠️ Accede a la sección Configuración > Horarios de apertura y haz clic en el lápiz en correspondencia del servicio en el que quieres aplicar la limitación. En la sección Configuración de reserva, introduce hasta qué hora quieres recibir reservas antes de la llegada del cliente: Ejemplo: si tu servicio comienza a las 12:00 y quieres recibir las reservas no más tarde de las 10:00, deberás introducir el valor 2, para decirle al sistema que se pueden efectuar reservas dentro de las dos horas precedentes y no más allá. El cliente que trate de hacer una reserva después de las 10:00 encontrará disponibilidad para el siguiente horario (por ej. las 12:30). ¿Quieres saber cómo bloquear la disponibilidad en la página de reserva? Lee el artículo completo 👇 ¡Gracias por visitar la comunidad de OctoTable! 😊 00¡Solicita un depósito para confirmar las reservas!
Si deseas solicitar un depósito para confirmar la reserva, accede primero al apartado Configuración Avanzada > Depósitos/Cobros y elige Paypal o Stripe. Si eliges PayPal sólo tienes que introducir el e-mail de tu cuenta. Mientras que si eliges utilizar Stripe, tendrás que activar la conexión y hacer clic en " Conecta tu cuenta Stripe " para conectarte y recibir las transacciones directamente en esta cuenta. Accede primero al apartado Configuración > Servicios y haz clic en "cambiar" correspondiente al servicio en el que deseas activar un depósito. En el lado derecho, encontrarás la sección Depósito de reserva y al elegir sí, encontrarás las configuraciones que puedes cambiar: 1. Solicitar pago para un número determinado de personas: si lo deseas puedes solicitar un depósito solo para reservas de grupos grandes. Ingresa aquí para cuántas personas deseas solicitar el pago de confirmación. 2. Importe a pagar inmediatamente: introduce la suma total que quieres solicitar para las reservas online. 3. Importe a pagar por persona si/no: Elige si el importe que pides es para toda la reserva o si es un pago que solicitas por persona. 4. Descripción: añade una descripción que explique con más detalle el pago solicitado. Si no añades nada, se mostrará el texto predeterminado: RECUERDA que esta opción se puede utilizar para solicitar un depósito para confirmar la reserva, el pago anticipado de la totalidad de la reserva, el precio de una entrada u otro servicio. Configúralo según tus necesidades. ¡Gracias por consultar nuestra Community! ¡Hasta pronto! 😊 00
