L'article explique comment fonctionne la Liste d'attente d'OctoTable, qui permet de gérer les demandes de réservation sans les confirmer automatiquement jusqu'à ce que le restaurant les approuve, ou pour collecter des demandes lorsque la salle est pleine. Lorsqu'elle est activée, la fonction envoie des notifications par e-mail, SMS ou WhatsApp, afin que les clients sachent toujours si leur réservation est en attente ou confirmée. Tout se gère facilement depuis le tableau de bord ou l'app.
⚠️ Si vous voulez inclure dans votre abonnement la fonction de la Liste d'attente, vous devrez acheter un plan EVO dans Abonnement > Version ⚠️
Avec OctoTable vous pouvez activer deux types de Liste d'attente :
Liste d'attente pour les demandes de réservation : faites en sorte que les réservations reçues ne soient pas automatiquement confirmées, mais qu'elles soient placées dans une liste d'attente. C'est vous qui confirmerez la réservation. Vous pouvez aussi choisir d'appliquer la liste d'attente seulement aux réservations qui dépassent un certain nombre de personnes.
Liste d'attente pour disponibilité épuisée : vous pouvez décider d'activer la liste d'attente seulement quand la salle est au complet. Dès que vous aurez une table de nouveau libre, le client sera informé et pourra confirmer ou annuler la réservation.
Voyons en détail comment fonctionnent ces deux options !
🕐 Liste d'attente pour les demandes de réservation
Si vous ne voulez pas recevoir les réservations immédiatement confirmées, vous pouvez modifier dans chaque service le type de confirmation. Rendez-vous dans Configuration > Horaires de service cliquez sur le petit crayon vert de modification ✏️ correspondant au service que vous voulez mettre à jour, et changez le Modalité de confirmation de Confirmation Immédiate à Liste d'attente.
📌 Notez bien : Vous pouvez décider de confirmer automatiquement seulement les réservations de peu de personnes et accepter seulement après votre vérification les réservations à partir d'un certain nombre de couverts. Dans ce cas, le Modalité de confirmation doit rester sur Confirmation Immédiate pour activer l'option Liste d'attente automatique pour groupes et paramétrer la valeur À partir de combien de couverts décidez-vous d'activer la liste d'attente ?.
Par exemple, en paramétrant 4 comme valeur, si un groupe de 4 personnes ou plus réserve, vous pouvez automatiquement le mettre en liste d'attente ; seulement après votre acceptation la réservation sera confirmée (pour éviter les no-show de nombreuses tables dans votre restaurant). Une réservation de 3 personnes ou moins sera directement confirmée.
Le client, après avoir envoyé la demande de réservation, lira un avis sur la page de réservation qui lui signalera que c'est le restaurant qui confirmera par mail ou SMS aux coordonnées fournies.
Dès réception de la réservation sur OctoTable, vous trouverez la notification à côté de l'icône avec l'horloge 🕑, en cliquant dessus vous trouvez la liste des réservations en liste d'attente.
Ou alternativement vous pourrez gérer la liste d'attente directement depuis le Tableau de bord ou l'App d'OctoTable, en cliquant sur le bouton violet ⌛ Gérer
À ce moment-là vous pourrez contrôler et confirmer seulement quand vous êtes sûr d'avoir de la disponibilité.
🚫Refuser réservation : en cliquant sur ce bouton vous refuserez la réservation du client
✅Confirmer réservation : en cliquant sur le bouton vert, vous confirmez automatiquement la réservation sans que le client doive vous donner la reconfirmation.
⏰Accepter réservation : en cliquant sur ce bouton le client recevra un message automatique et devra vous confirmer la réservation dans le délai imparti paramétré dans Configuration > Paramètres généraux > Liste d'attente
Ayant inclus dans l'abonnement EVO les packages Templates personnalisables pour email et SMS et WhatsApp automatique, chaque fois que vous recevez une demande de réservation vous pouvez décider d'activer ou désactiver email, SMS ou messages WhatsApp pour informer le client sur l'état de la réservation. Allez dans Configuration > Emails/Sms Automatiques et, après avoir sélectionné le template qui vous intéresse, paramétrez le template comme sur la photo.
Si vous voulez avoir plus d'informations sur les templates automatiques 👇
👥 Liste d'attente pour complet
La deuxième option de la liste d’attente vous permet d’activer cette fonction uniquement lorsque la salle est complète, mais que vous souhaitez continuer à recevoir des demandes de réservation. Dès qu’une ou plusieurs tables se libèrent, vous pouvez ensuite gérer ces demandes manuellement en fonction de vos disponibilités.
Accédez à la section Configuration > Salles/Espaces/Tables et cliquez sur le petit crayon correspondant à la salle où vous voulez activer la Liste d'attente.
À la rubrique En cas de disponibilité épuisée choisissez En attente et cliquez sur sauvegarder en bas de la page.
⚠️ Exécutez cette opération dans toutes les salles où vous voulez que soit active la liste d'attente pour complet.
Vous retrouverez la réservation dans la liste des réservations ou en cliquant sur le symbole avec l'horloge en haut à droite.
Quand vous aurez une table de nouveau libre vous pourrez Accepter la réservation du client en cliquant sur le bouton bleu, lequel aura le temps de confirmer ou non la réservation.
⚠️Rappelez-vous de paramétrer un délai dans lequel le client devra vous faire savoir s'il entend confirmer ou non la réservation dans Configuration > Paramètres généraux > Liste d'attente.
Quand la réservation résulte expirée, vous pouvez paramétrer un autre envoi email/SMS automatique et puis effacer manuellement les réservations expirées.
Ce flux de communication sera possible à travers les messages automatiques disponibles dans la section Configuration > Email/Sms Automatiques.
Enfin rappelez-vous que même les réservations que vous prenez manuellement peuvent être insérées en liste d'attente. Cliquez sur le bouton rapide Nouvelle réservation en haut à droite et après avoir inséré les données du client, marquez-la comme En attente, en bas à droite.
Une fois cliqué sur Walk-in, la réservation suivra la même procédure que nous vous avons montrée avant.
Vous voulez activer la fonction de la liste d'attente aussi pour Réserver avec Google ? Lisez l'article complet 👇