Avec OctoTable, vous pouvez activer deux types de Liste d'attente:
1. liste d'attente pour les demandes de réservation: faites de façon que toutes les réservations ne soient pas automatiquement confirmées, mais placées en liste d'attente. Vous deciderais personellement si confirmer la réservation.
2. liste d'attente pour salle complète: vous pouvez décider d'activer la liste d'attente uniquement lorsque la salle est complète. Dès que vous aurez à nouveau une table disponibile, vous informerez le client qui pourra confirmer ou annuler la réservation.
Voyons en détails comment fonctionnent ces deux options !
1. Liste d'attente pour les demandes de réservation
Si vous ne souhaitez pas que les réservations soient immédiatement confirmées , vous pouvez choisir quel type de confirmation offrir a vos clients pour chaque service (Configuration > Services / horaires d'ouverture >Modalité de confirmation).
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❗Attention : avez-vous associé ce service à Réserver avec Google ? Google ne vous permet pas de recevoir des demandes de réservation, mais uniquement des confirmations. Ainsi, que si vous avez connecté ce service à Google, vous continuerez à recevoir les réservations confirmées par Google et en liste d'attente depuis votre site.
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Après avoir envoyé la demande de réservation, le client lira sur la page de réservation que le restaurant lui le confirmera par e-mail ou par SMS aux coordonnées fournies.
Dès que OctoTable reçoit la demande, il sera possible de la voir en cliquant sur l'icône de l'horloge, ou on trouvera la liste des réservations en liste d'attente :
À ce stade, vous pouvez vérifier et confirmer uniquement lorsque vous êtes sûr d'avoir de la disponibilité.
Pour la confirmer cliquez sur le bouton vert :
ou sur le X rouge pour la supprimer.
Si vous avez activé le forfait des Templates Email/SMS Illimité, à chaque fois que vous recevez une demande de réservation vous pouvez recevoir un email et/ou un SMS: cliquez ici pour voir les paramètres à indiquer dans le modèle. Cliquez ici pour plus d'informations sur les modèles automatiques.
2. Liste d'attente salle complète
La deuxième option de la liste d'attente, en revanche, vous permet de l'activer uniquement lorsque vous avez toute la salle pleine, mais vous souhaitez continuer à recevoir des demandes de réservation de clients pour le prochain quart de travail.
Accédez à la rubrique Configuration > Salles et cliquez sur le crayon de la salle oú vous souhaitez activer la Liste d'attente.
Sous Disponibilité épuisée, choisissez EN ATTENTE et cliquez sur ENREGISTRER en bas de la page.
Faites cela dans toutes les salles où vous souhaitez que la liste d'attente soit activé.
Comme nous l'avons vu précédemment, vous trouverez la réservation dans la liste des réservations (Réservations > Liste d'attente) ou en cliquant sur le symbole de l'horloge en haut à droite.
Lorsque vous avez à nouveau une table libre vous pouvez Accepter la réservation du client en cliquant sur le bouton bleu, qui pourra confirmer ou non sa réservation.
Décidez combien de temps vous voulez accorder au client pour confirmer sa réservation sur Configuration > Paramètres généraux > Liste d'attente et insérez un délai.
Lorsque la réservation a expiré, vous pouvez mettre en place un autre envoi automatique d'email/sms puis annuler manuellement les réservations expirées.
Ce flux de communication sera possible grâce aux messages automatiques disponibles dans la section Configuration > Email/Sms automatique.
Enfin, rappelez-vous que les réservations que vous prenez manuellement peuvent également être placées sur la liste d'attente. Cliquez sur le bouton rapide Nouvelle réservation en haut à droite et après avoir entré les données du client, marquez-la comme En attente, en bas à droite.
Une fois que vous aurez cliqué sur Enregistrer la réservation, la procédure sera la même que celle que nous vous avons montrée précédemment.
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