Avec OctoTable, vous pouvez activer deux types de Liste d'attente:
1. liste d'attente pour les demandes de réservation: faites de façon que toutes les réservations ne soient pas automatiquement confirmées, mais placées en liste d'attente. Vous deciderais personellement si les confirmer ou non.
2. liste d'attente pour salle complète: vous pouvez décider d'activer la liste d'attente uniquement lorsque la salle est complète. Dès que vous aurez à nouveau une table disponibile, vous informerez vos clients qui pourront confirmer ou annuler leur réservation.
Voyons en détails comment fonctionnent ces deux options !
1. Liste d'attente pour les demandes de réservation
Si vous ne souhaitez pas que les réservations soient automatiquement confirmées, vous pouvez choisir quel type de confirmation offrir a vos clients pour chaque service (Configuration > Services / horaires d'ouverture >Modalité de confirmation)
Après avoir envoyé la demande de réservation, le client vera que le restaurant lui la confirmera par e-mail ou par SMS aux coordonnées fournies sur la page de réservation.
Une fois que la demande est reçu sur OctoTable, il sera possible de la voir en cliquant sur l'icône de l'horloge, ou on trouvera les réservations en liste d'attente :
Vous pouvez également gérer la liste d'attente directement à partir du tableau de bord ou de l'application OctoTable en cliquant sur le bouton violet « Gérer » :
À ce moment là, vous pouvez y acceder et confirmer uniquement lorsque vous êtes sûr d'avoir la disponibilité.
Vous disposez de trois options sur la liste d'attente:
Refuser la réservation (bouton rouge): en cliquant sur ce bouton, la réservation du client sera automatiquement refusée.
Confirmer la réservation (bouton vert): en cliquant sur ce bouton, la réservation sera automatiquement confirmée sans que le client n'ait à donner de confirmation.
Demander la confirmation de la réservation (bouton bleu): en cliquant sur ce bouton, les clients recevront un message automatique en leur demandant de confirmer leur réservation a travers le lien fourni, dans le délai que vous avez défini dans Configuration > Paramètres généraux > Liste d'attente.
Si vous avez activé le forfait pour Templates Email/SMS Illimité, à chaque fois que vous recevez une demande de réservation, vous pouvez recevoir un email et/ou un SMS. Cliquez ici pour voir les paramètres des modèles. Cliquez ici pour plus d'informations sur les modèles automatiques.
2. Liste d'attente pour salle complète
La deuxième option de la liste d'attente, en revanche peût être activé lorsque vous avez toute la salle complète, mais vous souhaitez continuer à recevoir des demandes de réservation pour le prochain quart de travail.
Accédez à la rubrique Configuration > Salles et cliquez sur le crayon de la salle oú vous souhaitez activer la Liste d'attente.
Sous Disponibilité épuisée, choisissez EN ATTENTE et cliquez sur ENREGISTRER en bas de la page.
Faites cela dans toutes les salles où vous souhaitez que la liste d'attente soit activé.
Comme nous l'avons vu précédemment, vous trouverez la réservation dans la liste des réservations (Réservations > Liste d'attente) ou en cliquant sur le symbole de l'horloge en haut à droite.
Lorsque vous avez à nouveau une table libre, vous pouvez Accepter la réservation, en cliquant sur le bouton bleu qui vous permettra de confirmer ou moins la réservation.
Décidez combien de temps vous voulez accorder aux clients pour confirmer la réservation a partir de Configuration > Paramètres généraux > Liste d'attente et insérez un délai.
Lorsque la réservation expire, vous pouvez mettre en place un autre email/sms puis annuler manuellement les réservations qui ont expirées.
Ce flux de communication sera possible grâce aux messages automatiques disponibles dans la section Configuration > Email/Sms automatique.
Enfin, rappelez-vous que les réservations que vous prenez manuellement peuvent également être placées en liste d'attente. Cliquez sur le bouton Nouvelle réservation en haut à droite et après avoir entré les données du client, marquez-la comme En attente, en bas à droite.
Une fois que vous aurez cliqué sur Enregistrer la réservation, la procédure sera la même que celle que nous vous avons montrée précédemment.
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