L’articolo spiega come funziona la Lista d’attesa di OctoTable, che permette di gestire le richieste di prenotazione senza confermarle automaticamente finché il ristorante non le approva o per raccogliere richieste quando la sala è piena. Se attivata, la funzione invia notifiche via email, SMS o WhatsApp, così i clienti sanno sempre se la loro prenotazione è in attesa o confermata. Il tutto si gestisce facilmente da dashboard o app.
⚠️ Se vuoi includere nel tuo abbonamento la funzione della Lista d’attesa dovrai acquistare un piano EVO in Abbonamento > Versione ⚠️
Con OctoTable puoi attivare due tipologie di Lista di attesa:
Lista d’attesa per richieste di prenotazione: fai in modo che le prenotazioni ricevute non vengano automaticamente confermate, ma si inseriscano in una lista d’attesa. Sarai tu a confermare la prenotazione. Puoi anche scegliere di applicare la lista d’attesa solo alle prenotazioni che superano un determinato numero di persone.
Lista di attesa per disponibilità esaurita: puoi decidere di attivare la lista d’attesa solo quando la sala è al completo. Appena avrai un tavolo di nuovo libero, il cliente sarà informato e potrà confermare o disdire la prenotazione.
Vediamo nel dettaglio come funzionano queste due opzioni!
🕐 Lista d’attesa per richieste di prenotazione
Se non vuoi ricevere le prenotazioni immediatamente confermate puoi modificare in ogni servizio il tipo di conferma. Recati in Configurazione > Servizi e orari, clicca sulla matitina verde di modifica in corrispondenza del servizio che vuoi aggiornare✏️, e cambia il tipo di conferma da Conferma Immediata a Lista d’attesa
📌 Nota bene: Puoi decidere di confermare automaticamente solamente le prenotazioni di poche persone e accettare solo dopo una tua verifica le prenotazioni a partire da un determinato numero di coperti. In questo caso il Tipo di conferma deve rimanere su Conferma Immediata per abilitare la voce Lista d’attesa automatica per gruppi e impostare il valore A Partire da quanti coperti attivi la lista di attesa?.
Per esempio, impostando 4 come valore, se prenota un gruppo di 4 o più persone puoi automaticamente metterlo in lista di attesa; solo dopo una tua accettazione la prenotazione sarà confermata (per evitare noshow di molti tavoli al tuo ristorante). Una prenotazione di 3 persone o inferiore verrà direttamente confermata.
Il cliente, dopo aver inviato la richiesta di prenotazione, leggerà un avviso sulla pagina di prenotazione che gli segnalerà che sarà il ristorante a confermare via mail o sms ai recapiti forniti.
Appena ricevuta la prenotazione su OctoTable troverai la notifica accanto all’icona con l’orologio 🕑, cliccandoci sopra trovi l’elenco delle prenotazioni in lista di attesa.
O in alternativa potrai gestire la lista d'attesa direttamente dalla Dashboard o dall’App di OctoTable, cliccando sul tasto viola ⌛ Gestisci:
A questo punto potrai controllare e confermare solo quando sei sicuro di avere disponibilità.
🚫Rifiuta prenotazione : cliccando questo tasto rifiuterai la prenotazione del cliente
✅Conferma prenotazione : cliccando il tasto verde , confermi automaticamente la prenotazione senza che il cliente debba darti la riconferma.
⏰Accetta prenotazione : cliccando questo tasto il cliente riceverà un messaggio automatico e dovrà confermarti la prenotazione entro il tempo limite impostato in Configurazione > Impostazioni generali > Lista d'attesa
Avendo incluso nell’abbonamento EVO i pacchetti Template personalizzabili per email e SMS e Whatsapp automatico, ogni volta che ricevi una richiesta di prenotazione puoi decidere di attivare o disattivare email, sms o messaggi whatsapp per informare il cliente sullo stato della prenotazione. Vai in Configurazione > Notifiche di conferma e, dopo aver selezionato il template di tuo interesse, imposta il template come in foto.
Se vuoi avere maggiori informazioni sui template automatici 👇
👥 Lista di attesa per tutto esaurito
La seconda opzione della lista di attesa ti permette di attivare questa funzione solo quando la sala è al completo ma vuoi continuare a ricevere richieste di prenotazione dai clienti non appena si libera uno o più tavoli e gestirle poi manualmente in base alle tue disponibilità.
Accedi alla sezione Configurazione > Sale/Tavoli e clicca sulla matitina in corrispondenza della sala in cui vuoi attivare la Lista d'attesa.
Alla voce In caso di disponibilità esaurita scegli In attesa e clicca su salva in fondo alla pagina.
⚠️ Esegui questa operazione in tutte le sale in cui vuoi che sia attiva la lista d'attesa per tutto esaurito.
Ritroverai la prenotazione nell'elenco prenotazioni oppure cliccando sul simbolo con l'orologio in alto a destra.
Quando avrai un tavolo di nuovo libero potrai Accettare la prenotazione del cliente cliccando sul tasto blu, il quale avrà il tempo di confermare o meno la prenotazione.
⚠️Ricorda di impostare un limite di tempo entro il quale il cliente ti dovrà far sapere se intende confermare o meno la prenotazione in Configurazione > Impostazioni generali > Lista d'attesa.
Quando la prenotazione risulta scaduta puoi impostare un altro invio email/sms automatico e poi cancellare manualmente le prenotazioni scadute.
Questo flusso di comunicazione sarà possibile attraverso i messaggi automatici disponibili alla sezione Configurazione > Notifiche di conferma.
Infine ricorda che anche le prenotazioni che prendi manualmente possono essere inserite in lista di attesa. Clicca sul tasto rapido Nuova prenotazione in alto a destra e dopo aver inserito i dati del cliente marcala come In attesa, in basso a destra.
Una volta cliccato su Walk-in la prenotazione seguirà la stessa procedura che ti abbiamo mostrato prima.
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