Con OctoTable puoi attivare due tipologie di Lista di attesa:
lista d’attesa per richieste di prenotazione: fai in modo cioè che tutte le prenotazioni ricevute non vengono automaticamente confermate, ma si inseriscono in una lista d’attesa. Sarai tu ristoratore a confermare la prenotazione.
lista di attesa per tutto esaurito: puoi decidere di attivare la lista d’attesa solo quando la sala è tutta prenotata. Appena avrai un tavolo di nuovo libero, informerai il cliente che potrà confermare o disdire la prenotazione.
Vediamo nel dettaglio come funzionano queste due opzioni!
1. Lista d’attesa per richieste di prenotazione
Se non vuoi ricevere le prenotazioni immediatamente confermate puoi scegliere in ogni servizio (Configurazione > Servizi/Orari di apertura) il tipo di conferma.
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❗Attenzione : hai collegato questo servizio a Prenota con Google? Google non permette di ricevere richieste di prenotazione, ma solo conferme. Pertanto se hai collegato questo servizio con Google, continuerai a ricevere prenotazioni confermate da Google e in lista d’attesa dal tuo sito.
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Il cliente, dopo aver inviato la richiesta di prenotazione, leggerà sulla pagina di prenotazione che sarà il ristorante a confermare via mail o sms ai recapiti forniti.
Appena ricevuta la prenotazione su OctoTable troverai la notifica accanto all’icona con l’orologio, cliccandoci sopra trovi l’elenco delle prenotazioni in lista di attesa:
A questo punto potrai controllare e confermare solo quando sei sicuro di avere disponibilità.
Troverai tre opzioni riguardanti la lista d'attesa:
Rifiuta prenotazione (tasto rosso) : cliccando questo tasto rifiuterai la prenotazione del cliente
Conferma prenotazione (tasto verde) : cliccando il tasto verde , confermi automaticamente la prenotazione senza che il cliente debba darti la riconferma.
Richiedi conferma della prenotazione (tasto blu) : cliccando questo tasto il cliente riceverà un messaggio automatico e dovrà confermarti la prenotazione entro il tempo limite impostato in Configurazione > Impostazioni generali > Lista d'attesa
Se hai attivo il pacchetto Template Email/Sms Illimitati, ogni volta che ricevi una richiesta di prenotazione puoi mandare una mail e/o un sms; clicca qui per vedere le impostazioni corrette da indicare nel template. Clicca qui per maggiori informazioni sui template automatici.
2. Lista di attesa per tutto esaurito
La seconda opzione della lista di attesa invece ti permette di attivarla solo quando hai tutta la sala piena ma vuoi continuare a ricevere richieste di prenotazione dai clienti per il turno successivo.
Accedi alla sezione Configurazione > Sale e clicca sulla matitina in corrispondenza della sala in cui vuoi attivare la Lista d'attesa.
Alla voce Disponibilità esaurita scegli IN ATTESA e clicca su SALVA in fondo alla pagina.
Esegui questa operazione in tutte le sale in cui vuoi che sia attiva la lista d'attesa per tutto esaurito.
Ritroverai come abbiamo visto prima la prenotazione nell'elenco prenotazioni (Prenotazioni > Lista d'attesa) oppure cliccando sul simbolo con l'orologio in alto a destra.
Quando avrai un tavolo di nuovo libero potrai Accettare la prenotazione del cliente cliccando sul tasto blu, il quale avrà il tempo di confermare o meno la prenotazione.
Decidi quanto tempo dare al cliente per confermare la prenotazione andando su Configurazione > Impostazioni generali > Lista d'attesa e imposta un limite di tempo.
Quando la prenotazione risulta scaduta puoi impostare un altro invio email/sms automatico e poi cancellare manualmente le prenotazioni scadute.
Questo flusso di comunicazione sarà possibile attraverso i messaggi automatici disponibili alla sezione Configurazione > Email/Sms automatici.
Infine ricorda che anche le prenotazioni che prendi manualmente possono essere inserite in lista di attesa. Clicca sul tasto rapido Nuova prenotazione in alto a destra e dopo aver inserito i dati del cliente marcala come In attesa, in basso a destra.
Una volta cliccato su Salva la prenotazione seguirà la stessa procedura che ti abbiamo mostrato prima.
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