Con OctoTable puedes activar dos tipos de Lista de Espera
1. lista de espera para solicitudes de reserva: asegúrate de que todas las reservas recibidas no se confirmen automáticamente, sino que se coloquen en lista de espera. Serás tu a confirmar cada reserva.
2. lista de espera por disponibilidad agotada: puedes decidir de activar la lista de espera solo cuándo la sala esté completa. En cuanto vuelvas a tener una mesa libre, informarás al cliente para que pueda confirmar o cancelar la reserva.
¡Veamos en detalle cómo funcionan estas dos opciones!
1. Lista de espera para solicitudes de reserva
Si no deseas recibir reservas inmediatamente confirmadas, puedes elegir el tipo de confirmación para cada servicio (Configuración > servicios/horarios).
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❗Advertencia: ¿has vinculado este servicio a Reserva con Google? Google no permite solicitudes de reserva, solo confirmaciones. Por lo tanto, si has conectado este servicio a Google, seguirás recibiendo reservas confirmadas por Google y en lista de espera desde tu sito web.
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Tras el envío de la solicitud de reserva, el cliente será informado en la página de reserva que el restaurante confirmará mediante correo electrónico o mensaje de texto a los datos de contacto que el cliente ha dejado en fase de reserva.
Tan pronto como se reciba la reserva en OctoTable, encontrarás la notificación junto al icono del reloj; al hacer clic en este, encontrarás la lista de reservas en lista de espera:
En este momento puedes consultar y confirmar solo cuando estés seguro de que tienes disponibilidad.
Encontrarás tres opciones relativas a la lista de espera:
Rechazar reserva (botón rojo) : haciendo clic en este botón rechazarás la reserva del cliente.
Confirmar reserva (botón verde) : al hacer clic en este botón, confirmarás automáticamente la reserva sin que el cliente tenga que dar una reconfirmación.
Solicitar confirmación de reserva (botón azul) : al hacer clic en este botón, el cliente recibirá un mensaje automático y deberá confirmar la reserva en el plazo establecido en Configuración > Ajustes generales > Lista de espera
Si has activado el paquete Plantilla de correo electrónico / SMS ilimitado, cada vez que recibas una solicitud de reserva puedes mandar un correo electrónico y / o un mensaje de texto, haz clic aquí para ver la configuración correcta a indicar en la plantilla. Haz clic aquí para obtener más información sobre las plantillas automáticas.
2. Lista de espera por disponibilidad agotada
La segunda opción de la lista de espera, en cambio, te permite activarla solo cuando tienes toda la sala llena pero quieres seguir recibiendo solicitudes de reserva de clientes para el siguiente turno.
Accede al apartado Configuración > Salas y haz clic en el lápiz correspondiente a la sala en la que quieres activar la Lista de Espera.
En Disponibilidad agotada, elije en ESPERA y haz clic en GUARDAR en la parte inferior de la página.
Haz esto en todas las salas en las que desees que la lista de espera agotada esté activa.
Como hemos visto antes, encontrarás la reserva en lista de reservas (Reservas > Lista de espera) o pinchando en el símbolo del reloj arriba a la derecha.
Cuando vuelvas a tener una mesa libre, podrás Aceptar la reserva del cliente pulsando sobre el botón azul, que tendrá tiempo de confirmar o rechazar la reserva.
Decide cuánto tiempo le darás al cliente para confirmar la reserva accediendo a Configuración > Ajustes generales > Lista de espera y establece un límite de tiempo en minutos
.Cuando la reserva haya caducado, puedes configurar otro envío automático de correo electrónico/sms y luego cancelar manualmente las reservas caducadas.
Este flujo de comunicación será posible a través de los mensajes automáticos disponibles en la sección Configuración > Email/Sms Automático.
Por último, recuerda que las reservas que realices manualmente también pueden pasar a lista de espera. Pulsa en el botón rápido Nueva reserva en la parte superior derecha y tras introducir los datos del cliente, márcalo como Pendiente, en la parte inferior derecha.
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