Con OctoTable puedes activar dos tipos de Lista de Espera
1. lista de espera para solicitudes de reserva: asegúrate de que todas las reservas recibidas no se confirmen automáticamente, sino que se coloquen en lista de espera. Serás tu quìenes confirmará cada reserva.
2. lista de espera por disponibilidad agotada: puedes decidir de activar la lista de espera solo cuándo la sala esté completa. En cuanto vuelvas a tener una mesa libre, informarás al cliente para que pueda confirmar o cancelar su reserva.
¡Veamos en detalle cómo funcionan estas dos opciones!
1. Lista de espera para solicitud de reserva
Si no deseas recibir reservas automaticamente confirmadas, puedes elegir el tipo de confirmación para cada servicio (Configuración > Servicios/horarios).
Tras el envío de la solicitud de reserva, el cliente será informado en la misma página de reserva que el restaurante se la confirmará mediante correo electrónico o mensaje de texto, a los datos de contacto que el cliente ha dejado en fase de reserva.
Tan pronto como recibas una reserva en OctoTable, encontrarás la notificación junto al icono del reloj; al hacer clic el reloj, encontrarás la lista de las reservas en lista de espera:
También puede gestionar la lista de espera directamente desde el panel de OctoTable o en la aplicación desde tu móvil, clicando en el botón morado «Gestionar»:
así podrás consultar y confirmar esos tipos de reservas, cuando estés seguro de que tengas disponibilidad.
Encontrarás tres opciones relativas a la lista de espera:
Rechazar reserva (botón rojo) : clicando este botón rechazarás la reserva del cliente.
Confirmar reserva (botón verde) : al clicar en este botón, confirmarás automáticamente la reserva sin que el cliente tenga que confirmarla nuevamente.
Solicitar confirmación de reserva (botón azul) : al hacer clic en este botón, el cliente recibirá automáticamente un mensaje y deberá confirmar su reserva en el plazo que hayas establecido en la sección de Configuración > Ajustes generales > Lista de espera.
Si tienes el paquete Plantilla de correo electrónico / SMS ilimitado, cada vez que recibas una solicitud de reserva podrás mandar un correo electrónico y / o un mensaje de texto: clica aquí para ver la configuración correcta a indicar en la plantilla. Clica aquí para obtener más información sobre las plantillas automáticas.
2. Lista de espera por disponibilidad agotada
La segunda opción de la lista de espera en cambio puede ser activada cuando tienes toda la sala llena pero quieres seguir recibiendo solicitudes de reserva para el siguiente turno.
Accede al apartado Configuración > Salas y haz clic en el lápiz correspondiente a la sala en la que quieras activar la Lista de Espera.
En Disponibilidad agotada, elije LISTA DE ESPERA y selecciona GUARDAR en la parte inferior de la página.
⚠️ Haz esto en todas las salas en las que desees que la lista de espera por agotamento sea activa.
Como hemos visto antes, encontrarás las reservas en la sección Lista de espera (Reservas > Lista de espera) o pinchando en el símbolo del reloj arriba a la derecha.
Cuando vuelvas a tener una mesa libre, podrás Aceptar la reserva del cliente pulsando sobre el botón azul, que tendrá tiempo para confirmar o rechazar la reserva.
Decide cuánto tiempo le darás al cliente para confirmar la reserva, accediendo a Configuración > Configuración General y establece un límite de tiempo en minutos.
Cuando la reserva haya caducado, puedes programar otro envío automático para correo electrónico/sms y luego cancelar manualmente las reservas que hayan caducado.
Este flujo de comunicación será posible a través de los mensajes automáticos disponibles en la sección Configuración > Email/Sms Automáticos.
Por último, recuerda que las reservas que realices manualmente también pueden pasar a ser en lista de espera. Pulsa en el botón rápido Nueva reserva en la parte superior derecha, y tras haber introducido los datos del cliente, márcalo como Pendiente, en la parte inferior derecha.
Una vez que hagas clic en Guardar, la reserva seguirá el mismo procedimiento que te mostramos anteriormente.
Quieres saber cómo crear comunicaciones para enviar a los clientes?