El artículo explica cómo funciona la Lista de espera de OctoTable, que permite gestionar las solicitudes de reserva sin confirmarlas automáticamente hasta que el restaurante las apruebe, o para recopilar solicitudes cuando el salón está lleno. Si está activada, la función envía notificaciones por email, SMS o WhatsApp, así los clientes siempre saben si su reserva está en espera o confirmada. Todo se gestiona fácilmente desde el panel de control o la app.
⚠️ Si quieres incluir en tu suscripción la función de la Lista de espera deberás comprar un plan EVO en Suscripción > Versión ⚠️
Con OctoTable puedes activar dos tipos de Lista de espera:
Lista de espera para solicitudes de reserva: haz que las reservas recibidas no se confirmen automáticamente, sino que se coloquen en una lista de espera. Serás tú quien confirme la reserva. También puedes elegir aplicar la lista de espera solo a las reservas que superen un determinado número de personas.
Lista de espera para disponibilidad agotada: puedes decidir activar la lista de espera solo cuando el salón esté completo. En cuanto tengas una mesa libre de nuevo, el cliente será informado y podrá confirmar o cancelar la reserva.
¡Veamos en detalle cómo funcionan estas dos opciones!
🕐 Lista de espera para solicitudes de reserva
Si no quieres recibir las reservas inmediatamente confirmadas puedes modificar en cada servicio el tipo de confirmación. Ve a Configuración > Horarios de servicios, haz clic en el lápiz verde de modificación ✏️ correspondiente al servicio que quieres actualizar, y cambia el tipo de confirmación de Confirmación Inmediata a Lista de espera.
📌 Nota: Puedes decidir confirmar automáticamente solamente las reservas de pocas personas y aceptar solo después de tu verificación las reservas a partir de un determinado número de cubiertos. En este caso el Tipo de confirmación debe permanecer en Confirmación Inmediata para habilitar la opción Lista de espera automática para grupos y configurar el valor ¿A partir de cuántos comensales decides activar la lista de espera?.
Por ejemplo, configurando 4 como valor, si reserva un grupo de 4 o más personas puedes automáticamente ponerlo en lista de espera; solo después de tu aceptación la reserva será confirmada (para evitar no-shows de muchas mesas en tu restaurante). Una reserva de 3 personas o inferior será directamente confirmada.
El cliente, después de haber enviado la solicitud de reserva, leerá un aviso en la página de reserva que le señalará que será el restaurante quien confirme por mail o SMS a los contactos proporcionados.
En cuanto recibas la reserva en OctoTable encontrarás la notificación al lado del ícono con el reloj 🕑, haciendo clic encima encuentras la lista de las reservas en lista de espera.
O alternativamente podrás gestionar la lista de espera directamente desde el Tablero o la App de OctoTable, haciendo clic en el botón morado ⌛ Gestionar:
En este punto podrás controlar y confirmar solo cuando estés seguro de tener disponibilidad.
🚫Rechazar reserva: haciendo clic en este botón rechazarás la reserva del cliente
✅Confirmar reserva: haciendo clic en el botón verde, confirmas automáticamente la reserva sin que el cliente tenga que darte la reconfirmación.
⏰Aceptar reserva: haciendo clic en este botón el cliente recibirá un mensaje automático y deberá confirmarte la reserva dentro del tiempo límite configurado en Configuración > Configuración general > Lista de espera
Habiendo incluido en la suscripción EVO los paquetes de Plantillas personalizables para email y SMS y WhatsApp automático, cada vez que recibas una solicitud de reserva puedes decidir activar o desactivar email, SMS o mensajes de WhatsApp para informar al cliente sobre el estado de la reserva. Ve a Configuración > Confirmaciones y recordatorios y, después de haber seleccionado la plantilla de tu interés, configura la plantilla como en la foto.
Si quieres tener más información sobre las plantillas automáticas 👇
👥 Lista de espera para todo agotado
La segunda opción de la lista de espera te permite activar esta función solo cuando la sala está completa, pero quieres seguir recibiendo solicitudes de reserva de los clientes. En cuanto se libere una o varias mesas, podrás gestionar estas solicitudes manualmente según tu disponibilidad.
Accede a la sección Configuración > Salas/Áreas/Mesas y haz clic en el lápiz correspondiente al salón en el que quieres activar la Lista de espera.
En el apartado En caso de agotarse las Disponibilidad elige En espera y haz clic en guardar al final de la página.
⚠️ Ejecuta esta operación en todas las salas en los que quieras que esté activa la lista de espera para todo agotado.
Encontrarás la reserva en la lista de reservas o haciendo clic en el símbolo con el reloj en la parte superior derecha.
Cuando tengas una mesa libre de nuevo podrás Aceptar la reserva del cliente haciendo clic en el botón azul, el cual tendrá tiempo para confirmar o no la reserva.
⚠️Recuerda configurar un límite de tiempo dentro del cual el cliente deberá hacerte saber si pretende confirmar o no la reserva en Configuración > Configuraciones generales > Lista de espera.
Cuando la reserva resulte vencida puedes configurar otro envío email/SMS automático y luego cancelar manualmente las reservas vencidas.
Este flujo de comunicación será posible a través de los mensajes automáticos disponibles en la sección Configuración > Confirmaciones y recordatorios.
Finalmente recuerda que también las reservas que tomas manualmente pueden ser insertadas en lista de espera. Haz clic en el botón rápido Nueva reserva en la parte superior derecha y después de haber insertado los datos del cliente márcala como Lista de espera, en la parte inferior derecha.
Una vez que hayas hecho clic en Walk-in la reserva seguirá el mismo procedimiento que te hemos mostrado antes.
¿Quieres activar la función de la lista de espera también para Reserva con Google? Lee el artículo completo 👇