Gérez mieux vos réservations grâce au nouveau plan d'Octotable.
Pour accéder au nouveau plan, vous pouvez cliquer sur l'icône dans le coin supérieur droit du menu principal.
Ou bien accéder à Calendrier > Plan depuis le menu de gauche
Si vous avez déjà créé un plan avec OctoTable, les éléments du plan seront placés dans la même position que l'ancien plan.
Pour créer une nouvelle salle, allez dans Configuration > Salles/Zones et cliquez sur le bouton vert + Ajouter.
Sélectionnez le fond du plan à partir des modèles, ou choisissez une couleur de fond et sauvergardez en bas à gauche.
Utilisez les flèches près de la date pour modifier la date ou cliquez sur la date pour afficher une date spécifique dans le calendrier.
ÉLÉMENTS DU PLAN
Date
En fonction de la date sélectionnée, les services et les salles associés à cette date seront affichés. Utilisez les flèches situées à côté de la date pour la modifier, ou cliquez sur la date pour en sélectionner une spécifique à partir du calendrier.
Nouvelle réservation
Le deuxième bouton vous permet d'ajouter manuellement une nouvelle réservation
Une fois que vous avez sélectionné ce bouton, une nouvelle fenêtre s'ouvre pour vous permettre de saisir les détails de la réservation 👇
Si votre restaurant accepte les demandes de réservation, vous pouvez créer une réservation manuelle et la placer sur une liste d'attente. Au point 4, nous expliquons comment gérer ce type de réservation.
Dans la même fenêtre, vous pouvez également créer rapidement une réservation «walk-in», sans avoir à demander les coordonnées du client. Une fois la réservation enregistrée, vous la retrouverez dans la section Assis, clairement identifiée comme « walk-in ».
3. Afficher/Cacher la Liste de Réservations
Le deuxième bouton permet d'afficher ou cacher la liste des réservations.
Réservations en liste d'attente
Si votre restaurant accepte des demandes de réservation pour un service, vous en serez informé en temps réel, grâce au chiffre rouge sur l'icône de l'horloge qui indique le nombre de réservations reçues.👇
Cliquez sur l'icône de l'horloge pour connaître les détails de chaque réservation et le service qui lui est associé ; pour gérer une réservation, cliquez sur 'Gérer réservation' et sélectionnez ensuite l'une des options suivantes👇
Bouton vert : vous pouvez confirmer une réservation automatiquement sans que le client soit invité à confirmer à nouveau.
Bouton bleu : avec le bouton bleu, vous acceptez la réservation et, immédiatement après, le système envoie un message automatique au client pour confirmer la réservation. Le client dispose d'un certain temps pour le faire, en fonction de la limite de temps que vous avez fixée dans Configuration > Paramètres généraux > Liste d'attente.
Bouton rouge : si vous souhaitez refuser une demande de réservation, cliquez plutôt sur ce bouton.
Dans la section ''liste d'attente'', vous trouverez également les demandes de réservation pour les jours à venir et vous pourrez les traiter de la même manière.
Cliquez ICI pour savoir comment fonctionne la liste d'attente
5. Bloquer/débloquer le plan
Ce bouton permet de naviguer librement à l'interieur du plan. Cliquez à nouveau sur ce bouton pour bloquer l'affichage du plan. La prochaine fois que vous accéderez à la carte, elle s'affichera dans cette position exacte.
Service
Sélectionnez le service que vous souhaitez consulter. En cliquant sur le service, vous verrez toutes les services associées à la date en question.
Salle
Sélectionnez la salle que vous souhaitez visualiser. En cliquant sur la salle, vous verrez toutes les salles associées à ce service spécifique.
L 'accès au plan se fait en mode de visualisation.
Modifier plan - Si vous souhaitez modifier le plan ou un de ses éléments, cliquez le dernier bouton en haut à droite, celui de "Modifier plan".
COMMENT MODIFIER LE PLAN
Après avoir cliqué “Modifier plan”, le système modifie l'affichage du plan et une série d'icônes apparaissent, pour vous permettre d'effectuer des actions déterminées.
Ajouter une table
Cliquez sur l'icône pour ouvrir l'écran pour la création de table.
Sélectionnez d'abord la typologie.
Attribuer un nom à la table
Indiquez le nombre minimum et maximum de personnes qui peuvent réserver cette table. Si vous indiquez minimum 2 personnes, une personne qui sera seule ne pourra pas réserver la table.
Enregistrez la table en bas au centre, en cliquant sur + Ajouter table.
Faites glisser la table à l'endroit de la salle de votre choix .
Ajouter les murs
Le deuxième bouton vous permet de modifier les murs.
Cliquez sur l'icône et commencez la création.
À l'aide du bouton gauche de la souris ou du pavé tactile, sélectionnez le point de départ du mur. Après avoir tracé la ligne, cliquez à nouveau sur le bouton gauche pour tracer la fin de la création.
Pour enregistrer la disposition des murs et des tables, cliquez sur le bouton d'enregistrement, le dernier bouton en haut à droite, et sélectionnez "Défault".
Les points définissant le début et la fin d'un mur permettent de définir son angle et la longueur.
Pour supprimer un mur, cliquez sur le point délimitant son début/fin, puis cliquez sur le bouton de la corbeille pour supprimer le mur.
Décorations
Ce bouton permet d'ajouter les décorations au plan.
Choisissez entre : plante, armoire, cheminée, porte, fontaine, évier, télévision, escalier, escalier en spirale ou fenêtre.
Pour chaque décoration, vous pouvez choisir une couleur spécifique.
Arrière-plan
Décider de l'arrière-plan à appliquer au plan
Couleur = choisir la couleur de l'arrière-plan parmi celles disponibles
Image = Ajouter une image de fond
Modèle = Choisir l'un des modèles d'arrière-plan prédéfinis
Copie
Sélectionnez un élément du plan et cliquez sur ce bouton pour le copier. Indiquez le nombre de copies de l'élément que vous souhaitez créer.
L'élement copié aura les mêmes caractéristiques que l'élement original: si cet element est une table, elle aura la même forme et la même capacité de personnes; si il s'agit d'une décoration, elle aura la même couleur.
Si le nom attribué à la table est un numéro, la table dupliquée portera un numéro séquentiel par rapport à la table d'origine. Dans l'exemple, la table 1 dupliquée devient table 2 et table 3.
Modification
Comme avec le bouton pour "dupliquer", sélectionnez la table que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur le bouton "modifier" pour modifier un élément du plan.
Eliminer
En sélectionnant une décoration ou un mur et en cliquant sur ce bouton, vous pouvez supprimer l'élément. Pour supprimer une table, par contre, vous serez redirigé vers 'Configuration > Salles/Zones'.
Zoom
Les deux derniers boutons permettent de régler le degré du zoom de la salle en mode de visualisation.
COMMENT SAUVEGARDER LA DISPOSITION DU PLAN
Le bouton situé dans le coin supérieur droit de l'écran, vous permet de sauvegarder la disposition de la salle.
Vous pouvez l'enregistrer de deux façons :
Par défaut - en choisissant par défaut, vous enregistrez la disposition des tables pour une salle spécifique.
Quotidiennement - dans ce cas, la disposition des tables sur le plan sera uniquement enregistrée pour le service et la date sélectionnée.
L'avant-dernier bouton en haut à droite, permet de revenir à la disposition de défaut pour un jour ou un service spécifique.
ICÔNES DE LA LISTE DES RÉSERVATIONS
Cliquez sur la barre de couleur à gauche pour voir l'état actuel de la réservation (en retard, en liste d'attente, réservée, arrivée et terminée).
L'heure de la réservation et le nom du client.
Les notes éventuelles de votre personnel (en bleu) et les demandes spéciales des clients (en rouge). Pour lire les demandes spéciales ou les annotations, cliquez directement sur l'icône correspondante.
Le nombre de personnes réservées
La table attribuée
Signaler l'arrivée du client
Modifier la réservation.
Cliquez sur les trois points pour supprimer la table attribuée ou accédez au détail de la réservation pour toute modification.
Le nombre de tables occupées et de clients dans chaque registre.
COMMENT GÉRER LES RÉSERVATIONS
Sur le côté gauche de votre écran, vous trouverez quatre sections : en attente, a venir, assis et partis qui vous aideront à gérer les réservations.
La section « en attente » vous permet de voir en temps réel les demandes de réservation que vous avez reçues.
Pour signaler l'arrivée d'un client, il suffit de cliquer sur l'icône correspondant aux coordonnées du client 👇
et en suite, confirmez votre sélection; une fois que vous avez fait cela, la réservation passera à la section ''assis'', et la table assignée deviendra rouge sur le plan👇.
Pour signaler le départ, cliquez sur l'icône avec la flèche qui point vers la droite 👇
ou sélectionnez simplement la table correspondante sur le plan👇
Après avoir sélectionné la table sur le plan, une nouvelle fenêtre apparaît qui vous permettra d'effectuer une des suivantes actions 👇
supprimer la table attribuée pour en attribuer une autre
accéder aux détails de la réservation pour y apporter des modifications
faire le check out d'un client.
Une fois que le client est parti, la réservation passe automatiquement à la section des «partis».
Si le client est resté moins longtemps que la durée moyenne du repas, le système rendra la table à nouveau disponible. Lisez l'article complet sur le check-out et la libération des tables, en cliquant ici.
Si vous avez reçu plusieurs réservations pour la même table, un numéro rouge s-affiche à côté de la table. Pour voir les détails de chaque réservation, cliquez sur la table correspondante👇
Si vous avez fait sortir un client par erreur, vous pouvez accéder au journal des «partis “ et rétablir la réservation au journal des ”assis " 👇
COMMENT DÉPLACER UNE RÉSERVATION VERS UNE AUTRE TABLE
Si vous souhaitez déplacer un client vers une autre table, il suffit de sélectionner la table assignée à laquelle vous souhaitez transférer la réservation.
La suivante video vous explique la démarche:
⚠️ Le système ne vous permettra de modifier une table que si celle-ci n'est pas encore occupée, ou s'il n'y a pas de réservations imminentes.
COULEURS DES TABLES
Les couleurs associées à une table indiquent sa situation par rapport à une réservation.