L’article explique comment utiliser le Plan pour gérer au mieux les réservations du restaurant. Il montre comment accéder à la carte, personnaliser l’arrière-plan et ajouter ou modifier des éléments comme les tables, les murs et les décorations. Il explique également comment visualiser et gérer les réservations, y compris celles en liste d’attente, les clients sans réservation (walk-in) et les clients déjà arrivés ou partis. Enfin, il illustre les fonctions permettant de sauvegarder la disposition de la salle et de suivre l’état des tables grâce aux couleurs et aux icônes dédiées.
⚠️ Si vous souhaitez inclure la fonctionnalité de le Plan dans votre abonnement, vous devrez souscrire un plan ⚠️ Si vous souhaitez inclure la fonctionnalité de XXX dans votre abonnement, vous devrez souscrire un plan Digimenu, Premium ou EVO dans Abonnement > Version ⚠️
Pour accéder à le Plan, tu peux cliquer sur l’icône en haut à droite du menu principal.
Ou bien accéder à Calendrier > Plan depuis le menu de gauche.
Clique ici pour savoir comment créer une nouvelle salle 👇
🔷 Éléments du plan
Date
Selon la date sélectionnée, les services et les salles associés à cette date spécifique seront affichés.
Utilise les flèches à côté de la date pour la modifier ou clique directement dessus pour en choisir une autre dans le calendrier.
Nouvelle réservation
Le bouton + permet d’ajouter une nouvelle réservation manuellement.
Une fois que vous avez sélectionné ce bouton, une nouvelle fenêtre s'ouvre pour vous permettre de saisir les détails de la réservation 👇
Si votre restaurant accepte les demandes de réservation, vous pouvez créer une réservation manuelle et la placer sur une liste d'attente. Au point 4, nous expliquons comment gérer ce type de réservation.
Dans la même fenêtre, vous pouvez également créer rapidement une réservation walk-in, sans avoir à demander les coordonnées du client. Une fois la réservation enregistrée, vous la retrouverez dans la section Assis, clairement identifiée comme walk-in.
Afficher/Cacher la Liste de Réservations
Le deuxième bouton permet d'afficher ou cacher la liste des réservations.
Réservations en liste d'attente
Si votre restaurant accepte des demandes de réservation pour un service, vous en serez informé en temps réel, grâce au chiffre rouge sur l'icône de l'horloge qui indique le nombre de réservations reçues.👇
Cliquez sur l'icône de l'horloge pour connaître les détails de chaque réservation et le service qui lui est associé ; pour gérer une réservation, cliquez sur 'Gérer réservation' et sélectionnez ensuite l'une des options suivantes👇
Confirmer la réservation : confirme automatiquement la réservation sans que le client doive la reconfirmer
Accepter la réservation : accepte la réservation et le client recevra immédiatement un message automatique lui indiquant qu’il devra confirmer la réservation dans le délai défini dans Configuration > Paramètres généraux > Liste d’attente
Refuser la réservation : permet de refuser une demande.
Dans la section liste d'attente, vous trouverez également les demandes de réservation pour les jours à venir et vous pourrez les traiter de la même manière.
Cliquez ici pour savoir comment fonctionne la liste d'attente 👇
Bloquer/débloquer le plan
Le bouton cadenas permet de naviguer librement dans la carte.
En cliquant à nouveau, tu peux verrouiller l’affichage de la carte.
La vue sera sauvegardée et tu retrouveras la carte dans la même position.
Service
En cliquant sur le service, tu peux visualiser et sélectionner tous les services associés à la date spécifique.
Salle
En cliquant sur la salle, tu peux visualiser et sélectionner toutes les salles associées au service choisi.
Lorsque tu accèdes à le Plan, tu es en mode visualisation.
Modifier plan
Pour modifier la carte ou ses éléments, clique sur Modifier le Plan, le dernier bouton en haut à droite.
🔷 Comment modifier le plan
Après avoir cliqué sur Modifier le Plan, l’affichage change et une série d’icônes apparaît à gauche de l’écran.
Ces icônes te permettent d’effectuer des actions spécifiques.
Ajouter une table
Cliquez sur l'icône pour ouvrir l'écran pour la création de table.
Sélectionnez d'abord la typologie
Attribuer un nom à la table
Indiquez le nombre minimum et maximum de personnes qui peuvent réserver cette table. Si vous indiquez minimum 2 personnes, une personne qui sera seule ne pourra pas réserver la table.
⚠️ Si tu mets un minimum de 2 personnes, une personne seule ne pourra pas réserver la table.
Sauvegarde la table en cliquant sur + Ajouter Table.
Faites glisser la table à l'endroit de la salle de votre choix .
Ajouter les murs
Le deuxième bouton vous permet de modifier les murs. Cliquez sur l'icône et commencez la création.
Avec le clic gauche de la souris ou du pavé tactile, sélectionne le point de d épart du mur ; clique à nouveau pour définir la fin.
Pour sauvegarder les murs et la disposition des tables, clique sur Sauvegarder (dernier bouton en haut à droite) et choisis Default.
Les points définissant début et fin permettent d’ajuster l’angle et la longueur.
Pour supprimer un mur, clique sur son point de départ/fin puis sur l’icône corbeille.
Décorations
Ce bouton permet d’ajouter des décorations à le plan, parmi les types disponibles.
Pour chaque décoration, vous pouvez choisir une couleur spécifique.
Arrière-plan
Décider de l'arrière-plan à appliquer au plan:
Couleur : sélectionne une couleur parmi celles proposées
Image : ajoute une image en fond
Modèle : choisis parmi les modèles préconfigurés.
Copie
Sélectionne un élément et clique sur ce bouton pour le dupliquer.
Précise le nombre de copies souhaitées.
L'élement copié aura les mêmes caractéristiques que l'élement original: si cet element est une table, elle aura la même forme et la même capacité de personnes; si il s'agit d'une décoration, elle aura la même couleur.
Si le nom attribué à la table est un numéro, la table dupliquée portera un numéro séquentiel par rapport à la table d'origine. Dans l'exemple, la table 1 dupliquée devient table 2 et table 3.
Modification
Sélectionne la table que tu veux modifier puis clique sur le bouton Modifier.
Eliminer
Sélectionne une décoration ou un mur puis clique sur Eliminer.
⚠️ Pour supprimer une table, rends-toi dans Configuration > Salles/Espaces/Tables.
Zoom
Les deux derniers boutons permettent de régler le degré du zoom de la salle en mode de visualisation.
🔷 Comment sauvegarder la disposition du plan
Le bouton situé dans le coin supérieur droit de l'écran, vous permet de sauvegarder la disposition de la salle.
Vous pouvez l'enregistrer de deux façons :
Default : la disposition des tables est sauvegardée pour cette salle.
Quotidien : la disposition est sauvegardée pour le service d’une date spécifique.
L'avant-dernier bouton en haut à droite, permet de revenir à la disposition de défaut pour un jour ou un service spécifique.
🔷 Icônes de la liste des réservations
Cliquez sur la barre de couleur à gauche pour voir l'état actuel de la réservation (en retard, en liste d'attente, réservée, arrivée et terminée).
L'heure de la réservation et le nom du client.
Les notes éventuelles de votre personnel (en bleu) et les demandes spéciales des clients (en rouge). Pour lire les demandes spéciales ou les annotations, cliquez directement sur l'icône correspondante.
Le nombre de personnes réservées
La table attribuée
Signaler l'arrivée du client
Modifier la réservation.
Cliquez sur les trois points pour supprimer la table attribuée ou accédez au détail de la réservation pour toute modification.
Le nombre de tables occupées et de clients dans chaque registre.
🔷 Comment gérer les réservations
Sur le côté gauche de votre écran, vous trouverez quatre sections : en attente, a venir, assis et partis qui vous aideront à gérer les réservations.
La section en attente vous permet de voir en temps réel les demandes de réservation que vous avez reçues.
Pour signaler l'arrivée d'un client, il suffit de cliquer sur l'icône correspondant aux coordonnées du client 👇
et en suite, confirmez votre sélection; une fois que vous avez fait cela, la réservation passera à la section ''assis'', et la table assignée deviendra rouge sur le plan👇.
Pour signaler le départ, cliquez sur l'icône avec la flèche qui point vers la droite 👇
ou sélectionnez simplement la table correspondante sur le plan👇
Après avoir sélectionné la table sur le plan, une nouvelle fenêtre apparaît qui vous permettra d'effectuer une des suivantes actions 👇
supprimer la table attribuée pour en attribuer une autre
accéder aux détails de la réservation pour y apporter des modifications
faire le check out d'un client.
Une fois que le client est parti, la réservation passe automatiquement à la section des partis.
Si le client est resté moins longtemps que la durée moyenne du repas, le système rendra la table à nouveau disponible.
👉 Lisez l'article complet sur le check-out en cliquant ici.
Si vous avez reçu plusieurs réservations pour la même table, un numéro rouge s-affiche à côté de la table. Pour voir les détails de chaque réservation, cliquez sur la table correspondante👇
Si vous avez fait sortir un client par erreur, vous pouvez accéder au journal des «partis “ et rétablir la réservation au journal des assis 👇
🔷 Comment déplacer une réservation vers une autre table
Si vous souhaitez déplacer un client vers une autre table, il suffit de sélectionner la table assignée à laquelle vous souhaitez transférer la réservation.
⚠️ Le système ne vous permettra de modifier une table que si celle-ci n'est pas encore occupée, ou s'il n'y a pas de réservations imminentes.
🔷 Couleurs des tables
Les couleurs associées à une table indiquent sa situation par rapport à une réservation.