En esta sección encontrarás formas de crear, gestionar y consultar reservas con OctoTable 📅 ⌚️
Cómo activar y gestionar el sistema de Preorden
Este artículo explica cómo activar y gestionar el sistema de preorden en OctoTable, permitiendo a tus clientes elegir y pedir platos por adelantado en el momento de la reserva. ⚠️ Si quieres incluir la función de Preorden en tu suscripción, deberás contratar un plan DigiMenu, Premium o EVO en Suscripción > Versión ⚠️ 📍 Configurar el preorden Desde el menú de la izquierda, haz clic en Configuración > Horarios de servicio luego crea un nuevo servicio o modifica uno existente. Una vez en la página de configuración del servicio, en la sección Pedidos, podrás decidir si: Permitir el preorden durante la reserva: al activar esta opción, los clientes podrán pedir los platos directamente durante la reserva online. Solicitar el pago anticipado del preorden: si activas esta opción, el cliente deberá pagar inmediatamente con tarjeta de crédito (requiere integración con Stripe). Elige la configuración que mejor se adapte a tu servicio y estrategia de ventas. Si quieres garantizar un flujo de caja predecible y reducir los no-shows, el pago anticipado es la solución ideal. 👤 Qué ve el cliente cuando reserva En el momento de la reserva, el cliente podrá decidir si seleccionar uno de tus menús disponibles y proceder con el preorden, o seleccionar Pedir más tarde para pedir directamente en la mesa. Si elige prepedir, el cliente es dirigido al menú digital. Aquí puede: Explorar los platos disponibles para ese servicio Hacer clic en Añadir al pedido para cada plato deseado Visualizar el carrito con el resumen completo del pedido Solo después de confirmar que quiere proceder con el pedido, el cliente completará la reserva rellenando los campos requeridos (nombre, email, teléfono, número de comensales, posibles peticiones especiales). De esta manera, el cliente gestiona reserva y pedido en una única experiencia fluida y rápida. 💳 Solicitar el pago anticipado del preorden ⚠️ Atención: para hacer disponible el pago online, debes configurar una cuenta de Stripe. Ve a Configuraciòn avanzada > Depósitos/Cobros e introduce los datos de tu metodo de pago. En Configuración > Horarios de servicio activa la opción Solicitar el pago anticipado del preorden. Después de elegir los platos y completar la reserva, el cliente podrá acceder a Detalles reserva. En la sección Pago, el cliente tendrá la posibilidad de introducir los datos de la tarjeta de crédito y pagar inmediatamente. De esta manera recibirás el dinero a través de tu cuenta de Stripe. Si el cliente prefiere no pagar inmediatamente y esperar a pagar en el local, la reserva se registrará en tu Tablero con el estado A pagar. En este caso, serás tú quien gestione el pago junto con el pedido accediendo a Detalle del pedido desde la reserva. Desde aquí podrás registrar manualmente el pago una vez recibido en el local y registrar información relativa al método de pago utilizado. ¿Quieres descubrir cómo se gestionan los pedidos en OctoTable? Lee este otro artículo ¡Gracias por visitar la comunidad de OctoTable! 😊 00¿Dónde encuentro la lista de reservas en Octotable?
En este artículo te explicamos dónde visualizar y gestionar todas las reservas de tu restaurante en Octotable: desde el Tablero, el Planning, la sección dedicada en el menú y directamente desde el mapa. En Octotable puedes visualizar la lista de reservas en diferentes secciones de la plataforma y con modalidades diferentes, según tus necesidades de gestión. Descubramos juntos todas las opciones disponibles. 📋 Tablero - Lista de reservas Cada vez que accedes a tu cuenta de Octotable, el Tablero te muestra automáticamente todas las reservas de hoy. Esta es la visualización principal para gestionar las reservas de forma rápida y eficaz. Cada reserva está organizada de manera intuitiva y completa. En la lista podrás visualizar: Nombre y apellido del cliente Canal de reserva: comprende rápidamente si la reserva fue insertada manualmente como walk-in, fue recibida desde la página de reserva o desde Google Anotaciones o peticiones especiales Horario de la reserva Número de personas Mesas asignadas Sala y servicio Datos de contacto del cliente: email y número de teléfono Finalmente encuentras los botones de acción y el estado de la reserva: Botón rojo o azul para realizar el check-in o check-out del cliente Botón morado para gestionar las reservas en Lista de espera Botón verde para modificar la reserva 📌 Nota bien: Si el cliente llega tarde, la reserva cambiará de color a naranja y aparecerá un icono de aviso. En ese momento, podrás señalar al cliente como no show y el sistema procederá automáticamente a la cancelación de la reserva. Si deseas filtrar la visualización de tus reservas, utiliza la barra superior: En la parte inferior derecha de la pantalla encontrarás el total de las reservas, de las mesas y del número de personas según los filtros seleccionados. En la parte inferior izquierda puedes: Exportar las reservas en un archivo Excel Imprimir la lista de reservas directamente 📅 Planning - Visualización en calendario Para una visión más amplia de las reservas en el tiempo, puedes utilizar el Planning. Hay diferentes formas de acceder: ve a Calendario > Planning, o haz clic en el icono del Planning ubicado arriba. También en el Planning podrás filtrar las reservas por día, servicio y sala, visualizando las reservas directamente en el calendario. 📁 Sección Lista de reservas Para tener acceso inmediato a la lista de tus reservas, ve a la sección Lista de reservas desde el menú de la izquierda. Aquí, podrás visualizar la pantalla con todos los detalles necesarios y gestionar tus reservas. 🗺️ Visualización desde el Plano Las reservas también se pueden visualizar directamente desde el Plano de las salas de tu restaurante. Esta modalidad te permite tener una visión inmediata de la disposición física de las mesas y de las reservas asociadas. Hay diferentes formas de acceder: ve a Calendario > Plano, o haz clic en el icono del Plano ubicado arriba. Recuerda seleccionar desde los filtros en la parte superior el servicio y la sala de tu interés. Desde los filtros de la izquierda, podrás elegir ver los clientes con reservas en lista de espera, los que están en camino, los llegados y los salidos de tu restaurante. Desde el Plano puedes: Ver en tiempo real qué mesas están reservadas y en qué franja horaria Asignar rápidamente las mesas a las reservas Visualizar el estado de cada mesa: libre, ocupada, reservada, asignada a reserva en espera Gestionar las mesas agrupadas para reservas numerosas Realizar check-in y check-out directamente desde la vista mesa Gestionar las reservas en espera Esta visualización es particularmente útil durante el servicio para gestionar mejor el flujo de clientes y optimizar la ocupación de las salas. Lee el artículo completo para descubrir cómo consultar el historial de modificaciones de tus reservas 👇 ¡Gracias por visitar la comunidad de Octotable! 😊 00Cómo utilizar el check-in y check-out para gestionar tus disponibilidades
El artículo explica cómo utilizar las funcionalidades de check-in y check-out de Octotable para registrar la llegada y salida de los clientes, liberando las mesas antes de la duración media de la comida prevista y haciendo que los espacios vuelvan a estar disponibles en la página de reservas y en Reservar con Google. 🎯 Por qué utilizar el check-in y check-out Si un cliente permanece en tu local menos de lo previsto según la duración media de la comida, la mesa puede liberarse anticipadamente mediante las funciones de check-in y check-out y quedar disponible de inmediato para nuevas reservas en la página de reservas y en Reservar con Google. ✅ Cómo realizar el check-in del cliente Para realizar el check-in del cliente cuando llega a tu local, puedes acceder a diferentes secciones de Octotable: Tablero Lista de reservas Mapa Planning Lee el artículo completo para conocer todos los modos de visualización de tu lista de reservas 👇 Para registrar la llegada del cliente desde el Tablero o la Lista de reservas, simplemente haz clic en el botón rojo que encuentras a la derecha de la reserva. Cuando registres al cliente como llegado, el botón se volverá azul, así sabrás que el check-in se ha realizado correctamente. Para marcar el check-in de un cliente desde el Plano, haz clic en el icono rojo junto al nombre de la reserva. La reserva se moverá automáticamente a la sección Llegados. Finalmente, desde el Planning, deberás hacer clic en la reserva que visualizas en el calendario y hacer clic en "Ver todos los detalles" en la ventana Modificar reserva. En ese momento visualizarás la sección Recepción, donde podrás completar los campos relativos a la hora de llegada y salida del cliente. 🚪 Cómo realizar el check-out del cliente Para realizar el check-out del cliente, deberás seguir el mismo procedimiento utilizado para el check-in. Al realizar el check-out del cliente, liberarás su mesa, que volverá a estar disponible inmediatamente para reservas online. Para hacerlo, haz clic en el icono azul visible junto a la reserva. Una vez completado el check-out, visualizarás el texto "Anular check-out", que confirma que la salida se ha registrado correctamente. Desde el mapa, realizarás el check-out haciendo clic en el botón azul. En ese momento la reserva se moverá a la sección Salidos. Finalmente, desde el Planning, visualizando los detalles de la reserva, podrás completar el campo relativo a la hora de salida del cliente. 📌 Nota importante La mesa del cliente para el cual realizas el check-out volverá a estar disponible antes del final del tiempo establecido en Configuración > Horarios de servicio > Modificar > Duración de la reserva. De esta manera, la mesa volverá a estar disponible para reservas online. Si quieres descubrir cómo bloquear la disponibilidad en la página de reservas online, lee el artículo completo 👇 ¡Gracias por visitar la comunidad de Octotable! 😊 00Anotaciones y peticiones especiales
El artículo explica cómo habilitar y utilizar las solicitudes especiales de los clientes y las anotaciones del personal para personalizar el servicio y mejorar la experiencia de reserva. ⚠️ Si quieres incluir la función de Solicitudes especiales en tu suscripción, deberás contratar un plan DigiMenu, Premium o EVO en Suscripción > Versión ⚠️ 💬 Anotaciones del personal en las reservas Las anotaciones son notas internas que tú o tu personal podéis añadir a cualquier reserva para comunicar información importante al equipo. Cuando creas una reserva walk-in desde el Dashboard, puedes añadir anotaciones directamente en el campo dedicado durante la creación. Para añadir una anotación a una reserva realizada online, entra en modificar reserva e inserta las anotaciones que quieres poner a disposición de tu personal. Las anotaciones escritas por el personal se visualizan en el Tablero con color azul, distinguiéndolas claramente de las solicitudes especiales de los clientes. 📝 Solicitudes especiales desde la página de reserva Las solicitudes especiales permiten a tus clientes comunicar necesidades particulares directamente durante el proceso de reserva online, como alergias, intolerancias, preferencias de mesa u ocasiones especiales que celebrar. Para habilitar las solicitudes especiales, ve a Configuración > Página de reserva y activa la sección Solicitudes especiales. También puedes cambiar el nombre de la sección, traducirlo a otros idiomas y hacer que el campo sea obligatorio. Las solicitudes especiales enviadas por los clientes se visualizan en tu Tablero con una indicación de color rojo, facilitando su identificación inmediata y permitiéndote preparar el servicio de la mejor manera. Haz clic aquí para saber más sobre cómo configurar la página de reserva 👇 ¡Gracias por visitar la comunidad de Octotable! 😊 00Historial de modificaciones de reservas
Este artículo explica cómo acceder al Historial de modificaciones de las reservas para realizar un seguimiento de todos los cambios efectuados por ti o tu personal, con información sobre fecha, hora, usuario y tipo de modificación. ✏️ Cómo realizar una modificación en una reserva Para modificar una reserva existente, sigue estos pasos: Haz clic en el botón verde Modificar junto a la reserva que quieres modificar Realiza las modificaciones que te interesen en la sección Modificar Reserva Haz clic en ver todos los detalles para modificar elementos adicionales Haz clic en Modificar reserva en la parte inferior para guardar los cambios. 🔍 Cómo visualizar el Historial de modificaciones Después de guardar la modificación, cada vez que accedas a Ir a todos los detalles podrás visualizar la sección Historial de modificaciones que aparecerá automáticamente. El Historial de modificaciones registra cada modificación realizada a la reserva, proporcionándote la siguiente información: Fecha y hora de la modificación Nombre del usuario que realizó la modificación Tipo de modificación realizada (por ejemplo: cambio de horario, cambio de número de comensales, modificación de mesa, cambio de estado) De esta manera podrás tener un mayor control sobre las reservas de tu local, sabiendo siempre cuándo, quién y qué tipo de modificación se ha realizado. 📌 Nota importante El Historial de modificaciones se vuelve visible solo después de guardar al menos una modificación en la reserva. Si nunca has modificado una reserva, la sección Historial de modificaciones no será visible. 📊 Cómo visualizar los Últimos cambios de todas las reservas desde el Tablero Desde el Tablero encontrarás una sección dedicada que muestra los Últimos cambios de todas las reservas, permitiéndote supervisar en tiempo real la actividad de tu personal y los cambios realizados en las reservas. Lee el artículo completo para descubrir dónde puedes visualizar y modificar tus reservas 👇 ¡Gracias por visitar la comunidad de Octotable! 😊 00
