Gestiona tus reservas de forma más eficiente con el Plano de OctoTable.
Para acceder al Plano, haz clic en el icono situado en la parte superior derecha del menú principal.
O accede a Calendario > Plano desde el menú de la izquierda.
Si ya habías creado un Plano con OctoTable, los elementos del Mapa se colocarán en la misma posición que el Plano antiguo.
Para crear una nueva sala, ve a Configuración > Salas/Áreas y haz clic en el botón verde +Añadir.
Selecciona el fondo del mapa entre los modelos o elige un color de fondo y guarda en la parte inferior izquierda.
ELEMENTOS DEL MAPA
Fecha
Dependiendo de la fecha seleccionada, cambiarán los servicios y las salas asociadas a esa fecha específica. Utilice las flechas situadas junto a la fecha para cambiarla, o clique en la misma fecha para seleccionar una desde el calendario.
Nueva Reserva
El segundo botón permite añadir una nueva reserva manualmente
Una vez que hayas seleccionado este botón, se abrirá una nueva ventana en la que podrás introducir los datos de tu reserva 👇Si tu restaurante permite el envío de solicitudes de reserva, también puedes crear una reserva manual y ponerla en lista de espera. En el punto número 4 explicamos cómo gestionar este tipo de reservas.
En la misma ventana, podrás también crear rápidamente una reserva para un cliente sin reserva o “walk-in”, sin necesidad de solicitar sus datos de contacto. Una vez guardada la reserva, podrás encontrarla en la sección de 'en camino' claramente identificada como ' walk-in'.Ver/Ocultar lista Reservas
El tercer botón permite mostrar o ocultar la lista de reservas
Reservas en lista de espera
Si tu restaurante permite a los clientes enviar solicitudes de reserva para un servicio, estarás informado en tiempo real gracias al icono del reloj que indicará en rojo el número de reservas recibidas en lista de espera 👇
Para ver las solicitudes de reserva que has recibido, pulsa en el icono del reloj y verás entonces una lista detallada de cada reserva para el servicio correspondiente; para gestionar una reserva, pulsa en 'gestionar reserva' y selecciona una de las siguientes opciones 👇
1. Botón verde: este botón permite confirmar automáticamente la reserva sin que el cliente tenga que volver a confirmarla.
2. Botón azul: permite aceptar la reserva e inmediatamente después el cliente recibirá un mensaje automático informándole de que debe confirmar la reserva en el plazo establecido en Configuración > Ajustes generales > Lista de espera.
3. Botón rojo: si desea rechazar una reserva, deberá pulsar este botón en su lugar.
En la sección de la “lista de espera” encontrarás también las solicitudes de reserva que haya recibido para días posteriores y podrá gestionarlas de la misma manera.
Pulse AQUÍ para saber cómo funciona la lista de espera.
5. Bloquear/Desbloquear el Plano -Este botón permite navegar libremente dentro del plano. Clica nuevamente este botón para bloquear la visualización del plano
6. Servicio
Consulta los servicios asociados a la fecha específica.
Clicando en el servicio puedes ver todos los servicios asociados a la fecha específica.
7. Sala
Selecciona la sala que deseas visualizar desde el cuarto elemento.
Clicando en la sala, verás todas las salas asociadas al servicio específico.
Cuando accedes al Plano, lo haces en modalidad de visualización.
8. Modificar Plano
Si deseas editar el Plano o uno de sus elementos, debes clicar en "Modificar Plano", que es el último botón en la parte superior derecha.
CÓMO MODIFICAR EL PLANO
Después de hacer clic en "Modificar Plano", el sistema cambiará la visualización del plano y aparecerán una serie de iconos en la parte izquierda de la pantalla.
Estos íconos permiten realizar acciones específicas.
1. Añadir Mesa
Al clicar en el ícono, se abrirá la pantalla de creación de la mesa.
Selecciona la tipología.
Asigna un nombre a la mesa.
Indica el número mínimo y máximo de personas que pueden reservar esta mesa.
Si estableces un mínimo de 2 personas, una persona que esté sola no podrá reservar esta mesa.Guarda la mesa en la parte inferior central haciendo clic en + Añadir Mesa.
Arrastra la mesa donde quieras para colocarla en la sala.
Añade las paredes
El segundo botón le permite editar paredes. Haz clic en el icono e inicia la construcción.
Utilizando el botón izquierdo del ratón o el panel táctil, seleccione el punto de inicio de la pared, después de delinear la línea, haz clic en el botón izquierdo de nuevo para delinear el final de su construcción .
Para guardar las paredes y la disposición de las mesas, haz clic en el botón Guardar, el último de la parte superior derecha, y selecciona «Default».
Los puntos que definen el inicio y la fin de una pared permiten ajustar su ángulo y longitud.
Para eliminar una pared, haz clic en el punto que delimita su inicio/final y, a continuación, clica el botón de la cesta para eliminar la pared.
3. Decoraciones
Este botón permite añadir decoraciones al Plano.
Puedes elegir entre: planta, mueble, chimenea, puerta, escalera, escalera de caracol y ventana.
Para cada decoración, podrás elegir un color específico.
4. Fondo
Elije el fondo para el plano.
Color = elige el color de fondo del plano entre los disponibles.
Imagen = Añade una imagen de fondo.
Modelo = Elige uno de los modelos de fondo disponibles.
Copiar
Selecciona un elemento del Plano haciendo clic en él y luego clica en Copiar.
Selecciona el número de copias que deseas crear de este elemento.
La copia mantendrá las mismas características del elemento original: si se trata de una mesa, tendrá la misma forma y capacidad de personas; si se trata de una decoración, tendrá el mismo color.
Si el nombre asignado a la mesa es un número, la mesa duplicada tendrá un número progresivo respecto a la mesa original.
En el ejemplo, la mesa 1 copiada se convierte en mesa 2 y mesa 3.
Modificar
Al igual que el botón de copiar, selecciona la mesa que deseas modificar, y luego clica en Modificar para editar un elemento del Plano.
Eliminar
Selecciona una decoración o una pared y selecciona este botón para eliminarlos.
Para eliminar una mesa, serás reorientado a la sección "Configuración > Salas/Areas".
Zoom
Los últimos dos botones te permiten ajustar el nivel de zoom de la sala en la modalidad de visualización.
CÓMO GUARDAR LA DISPOSICIÓN DEL PLANO
Desde el último botón ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla, tendrás la opción de guardar la disposición de la sala.
Puedes hacerlo de dos maneras:
Default: Guardando la disposición por defecto, memorizarás la disposición de las mesas como se estableció para esa sala específica.
Diaria: En este caso, la disposición de las mesas en el Plano se guarda para el servicio específico para la fecha seleccionada.
El penúltimo botón en la esquina superior derecha, te permite volver a la disposición por defecto para un día o un servicio específico.
ICONOS LISTA DE RESERVAS
1. Pulse sobre la barra de colores situada a la izquierda del nombre para ver el estado actual de la reserva (retrasada, en espera, reservada, cliente llegado y terminada).
2. La hora de la reserva y el apellido del cliente.
3. Las eventuales anotaciones de un miembro de su personal (en azul) y/o las peticiones especiales del cliente (en rojo). Para leer las peticiones especiales o las anotaciones, pulsa directamente sobre el icono específico.
4. El número de comensales reservados
5. La mesa asignada
6. Botón para señalar la llegada del cliente.
7. Botón para modificar la reserva.
8. Pulsa sobre los tres puntos para eliminar la mesa asignada o acceder al detalle de la reserva para modificarla.
9. El número de mesas ocupadas y de comensales de cada registro.
CÓMO ADMINISTRAR LAS RESERVAS
En la parte izquierda de la pantalla encontrará cuatro secciones: lista de espera, en camino, llegados y salidos, que te permitirán ver y gestionar las reservas.
La sección « de espera » te permitirá ver en tiempo real todas las solicitudes de reserva que hayas recibido.
1. Para señalar la llegada de un cliente, basta con hacer clic en el icono situado junto a sus datos👇
y a continuación se te pedirá que confirmes tu elección; de este modo, la reserva pasará del registro de « en camino» al de « llegados» y la mesa asignada aparecerá de color rojo en el mapa👇
2. Para señalar la salida de un cliente, clica en el icono con la flecha apuntando a la derecha 👇
o selecciona directamente la mesa correspondiente en el mapa 👇
Una vez seleccionada la mesa, aparecerá una nueva ventana que te permitirá realizar una de las siguientes acciones: 👇
eliminar la mesa asignada para asignar otra
acceder a los detalles de la reserva para realizar cambios
realizar la salida del cliente.
Una vez que el cliente se haya marchado, la reserva pasará automáticamente del registro de los “llegados “ al de los ”salidos”.
Si la estancia del cliente es inferior a la duración media de la comida, el sistema volverá a liberar la mesa.
Pulse aquí para leer el artículo completo sobre cómo el registro de salida libera la mesa.
3. Si has recibido más de una reserva para la misma mesa, encontrarás un icono con un número rojo en esa mesa. Para ver los detalles de cada reserva individual, pincha en la mesa 👇
Si has dado de baja a un cliente por error, podrás acceder al registro de los "salidos" y restablecer la reserva al registro de los "llegados" 👇
CÓMO MOVER UNA RESERVA A OTRA MESA
Si quieres mover un cliente de una mesa a otra, sólo tienes que seleccionar la mesa asignada a la que quieres mover la reserva.
⚠️ El sistema permitirá cambiar la asignación de la mesa solo si la mesa a la que deseas mover la reserva no está ocupada o no tiene reservas programadas.
COLORES DE LA MESA
Los colores asociados a una mesa indican el estado de la mesa con respecto a las reservas.
